Gestión del Cambio
Gestion del cambio rberny 2020

Gestión del cambio Rberny 2020 Parte 1

Pensar en un cambio, en esta época que es de mucho movimiento en muchos sentidos y por una variedad de circunstancias que nos están afectando en lo personal, laboral, en la comunidad, en el gobierno y la vida misma, no está mal pensar en cambiar y en mejorar, aun con todo, es posible y podemos hacerlo.

En mi carrera he tenido la oportunidad de participar en muchos proyectos y no solamente de Tecnologías de la información, en los cuales, sin duda uno de los procesos más laborioso y en ocasiones difícil es implementar un cambio en los hábitos, costumbres y la forma de trabajar de las personas, ante una migración tecnológica o seguir nuevos estándares.

Sin embargo, también he aprendido que una correcta gestión del cambio es determinante para un proyecto o en su caso hasta para la supervivencia de una empresa, en este breve espacio trataré de explicar este concepto aunado a comentarios basados en mi experiencia en la Administración de Proyectos.

En esta ocasión y al ser un tema un tanto extenso, me he propuesto escribir una serie de artículos sobre la gestión del cambio, cada uno de ellos abordando la temática para el desarrollo de estas actividades, es mucha información que he organizado con base en mi experiencia y sobre todo en las expectativas que la organización puede esperar de su gestor o gestores del cambio.

En mi artículo del éxito de la transformación digital, menciono algunos de los elementos que veremos y me gustaría comentarles, para una buena transformación digital, debemos de tener una gran gestión del cambio.

Transformación Digital Rberny 2020
Transformación Digital Rberny 2020

Un panorama general, lo visualizo en la realidad global en la que vivimos, he visto que los modelos organizacionales utilizados hasta el momento empiecen a dejar de ser funcionales, incluso la misma forma en que los directivos y altos mandos han de ejercer sus funciones para conseguir resultados, no en su totalidad pero se está viendo afectada, considero que a dichas funciones de la dirección de cualquier tipo de empresa, se le ha agregado una nueva competencia que en poco tiempo se ha vuelto imprescindible:

Convertirse en un fuerte impulso y facilitador de los procesos de cambio

Impulsor y facilitador de cambios

En la vida misma aplica, por ello no sé debemos perder de vista que el cambio es inevitable en todos los aspectos de la vida de una empresa, pero no solo eso, sino que en conjunto con la innovación, el cambio es en la mayoría de los casos deseable:

Opino que cambiar implica aprender y aprender supone evolucionar, de esta forma, los cambios son imprescindibles para el funcionamiento, el desarrollo y la supervivencia de las organizaciones, de esta forma, el debate no radica en hablar sobre si la organización cambiará o no, sino en cómo se va a gestionar este cambio, según mi humilde opinión.

Al pasar de los años, he comprendido y enseñado que como responsable del área de TI, debes de conocer el negocio, si no conoces cómo funciona la organización, no solamente es una tarea complicada, es bastante infructuosa, en el pasado cuando se pensaba que el área de sistemas era de chalanes, me toco realizar cambios a capricho, porque a alguien adquirió una falsa idea por algo que vio, en internet, en la competencia, en el medio o con los vecinos, aprendamos, no toda innovación es aplicable a todas las empresas, cada una de ella opera y tienen diferentes necesidades.

Ahora que TI proporciona valor al negocio, les recomiendo realizar un análisis e identificar cuáles son aquellos elementos que componen una organización, como funcionan, donde hay área de oportunidad, ya que el cambio supone un proceso de transformación de los mismos, no le resten importancia, ni demeriten que su equipo conozca el negocio.

En mi perspectiva y experiencia, cursos y demás, dividir en elementos fundamentales el inicio a la gestión de cambios, desde un perfil de tecnologías de la información:

Elementos

Estrategia

Se basa en el conjunto de objetivos de la organización que definen su marca, como son la misión, la visión, los valores y objetivos del negocio.

Estructura

Simplemente es el diagrama que denota el conjunto de relaciones formales e informales que se dan en la organización, llamado y expresado en organigramas.

Procesos

El cómo se hacen las cosas, se basa en la totalidad de procedimientos de funcionamiento que permiten que la organización funcione de una forma determinada.

Tecnología 

Concepto que se expande cada día más, a los equipamientos, instalaciones, comunicaciones, procesos, relaciones comerciales, gubernamentales, etc. que posee la organización y su forma de utilizarlos.

Personas

Desde el individuo mismo con todas sus características de formación como los principios, valores, actitudes, comportamientos, etc., que destinan en la organización y, por lo tanto, la forma en que se utilizarán el resto de subsistemas.

Contexto

Consideramos a todos aquellos elementos que envuelven y engloban a la organización, que la modifican e influyen en ella.

Cultura  

Crear una cultura de aprendizaje en las organizaciones en función de los cambios en los escenarios internos y externos, núcleo común de aptitudes personales y sociales a las que denominaremos inteligencia emocional.

Cualquier modificación a cualquiera de estos elementos, elevarán el factor de cambio en su funcionamiento e iteración los demás, ya sea a corto o a largo plazo, recomiendo se percaten que el cambio no puede, ni debe aplicarse a uno solo de los elementos mencionados, sino que debe englobar absolutamente a todos y cada uno de ellos.

Incluyendo elementos de la
gestión del cambio

Para ello veremos algunas técnicas y problemas a los que me he enfrentado en la gestión del cambio, desde hace unos años los Gerentes de TI nos tenemos que adaptar a una cambiante realidad con la tecnología, en un periodo muy corto de tiempo cambio la forma de entregar servicios, así como el desarrollo descomunal de nuevas tecnologías.

Si bien es cierto muchos de nosotros vemos que no todos los involucrados se incorporan apropiadamente a estas prácticas; entonces la gestión del cambio aborda este problema y ayuda a lidiar con el estrés de las responsabilidades y los entornos modificados.

Fiel a mi costumbre, me gusta incluir preguntas relacionadas con el negocio y la visión que se debe tener al integrar a TI con valor para la empresa.

¿Cómo implementar las técnicas de gestión del cambio en los distintos niveles de la organización, del proyecto, del área de negocio o en toda la empresa?

Pues bien, no iniciare como todos los relatos, “Erase una vez un proyecto y la gestión del cambio”, mejor vamos a evolucionar, primero exploraremos los componentes del cambio, como la gestión de procesos empresariales, la transferencia de conocimiento y cómo ofrecer la formación y la asistencia apropiadas, luego hare énfasis en las fases del cambio en los individuos.

Como todos conocen, la aceptación y la adopción del cambio difiere según el tipo de persona, por lo que debemos entender la influencia positiva en los miembros del equipo y las partes involucradas clave, sin duda, esto los ayudará a relacionarse con ellos de manera personal y llegar a iniciativas de cambio favorables.

Recuerden esto, en un entorno empresarial cada vez más etéreo, es vital contar con las técnicas adecuadas para que impulses tu trayectoria profesional, especialmente los directivos de Sistemas y Seguridad que advertimos un panorama donde nuestra labor es multitarea, por ejemplo: conducir al equipo a la nueva realidad con medidas de protección y mantener un alto porcentaje de empleados productivos operando remotamente.

Change Management Rberny

Es entonces, es cuando aprendemos los beneficios de contar con la implementación de un proceso de planificación estratégico en la empresa, el cual puede llevarse a cabo cada año y con ello garantizar que todas las partes integradas aportará su opinión, tengan presente que involucra a toda la empresa, en la planificación se establece y articula las competencias básicas de nuestra empresa, la visión, la misión, objetivos y los filtros estratégicos, por lo que a partir de estos criterios, esta formación te mostrará cómo priorizar iniciativas competitivas, cómo distribuir recursos para apoyar mejor esas iniciativas y ver cómo todos estos factores se combinan para crear un plan estratégico convincente.

El cambio lo considero una migración que no debe estar basada en un listado de tareas, de ninguna manera es un proceso lineal, sino que se va aprendiendo mientras se va haciendo, son las condiciones de incertidumbre, inseguridad, ansiedad y aprendizaje las que caracterizan el proceso de cambio. TW

¿Qué debo saber sobre la gestión aplicada al cambio?

Primero debemos enfocarnos en el cambio desde una perspectiva de proceso y como una migración que debe hacer un individuo para estar cómodo y sentirse competente en su puesto de trabajo, con ello garantizamos que los cambios en la organización sean duraderos, cómo ayudar a los que lidian con el cambio o que se resisten al cambio, considero que esta es una habilidad vital para las organizaciones y para cualquier sector o nivel de gestión.

Indudablemente, el cambio no nos suele agradar, sobre todo si no tenemos información apropiada que nos indique de que se trata, pero es necesario para que una empresa prospere y sobreviva, te comento, encontrando tu forma de gestionar el cambio como jefe o gerente, podrás implementar nuevos procesos e iniciativas, te ayudara a preparar y gestionar los procesos para aplicarlos, facilitar la adaptación de los miembros de tu equipo y las partes involucradas.

Gestión del Cambio

Niveles de la Gestión del Cambio

Nivel 0                 La Gestión del Cambio como tal

Es gratificante mencionar que cada vez más se buscan gerentes con experiencia en la gestión del cambio, sobre todo en TI, donde las herramientas tecnológicas suponen cambios en los procesos, nuevas medidas de rendimiento y en la actualidad nuevos planteamientos de negocio.

EL objetivo de la gestión del cambio se centra en corroborar que las iniciativas de cambio producen los resultados deseados, de esta forma los gestores trabajamos con los directivos de la organización para seleccionar las disciplinas de cambio y administrarlas, nos encargamos de que la comunicación con los empleados sea buena y que se proporcione la formación adecuada en tiempo y forma, en las mismas circunstancias, para ello, nos aseguramos de que se identifiquen y gestionen los impactos asociados con el cambio, teniendo en cuenta el negocio y las personas afectadas.

Aprendamos que la gestión del cambio no es trivial, exige una gran amplitud de nuestras habilidades que nos permitan ayudar a que la organización mejore y cómo trabajar con el elemento más crítico de la empresa:

Los trabajadores en el traslado del cambio.

No obstante, la gestión del cambio no solo consiste en formar al equipo o comunicar el cambio, como creen muchos, sino que da a conocer la estrategia empresarial y la responsabilidad de las personas, consiste en la comunicación con los directivos que trabajan en la oficina, hasta los trabajadores que construyen esas oficinas, ¿Qué Interesante, ¿verdad?

Consistentemente, se centra también en diseñar la educación del usuario o empleado o directivo y va más allá, mientras que el desplazamiento hacia el cambio exige más que educación, exige conocer la naturaleza humana, qué pone nerviosos a los empleados y qué los motiva, considero que el punto medular es que debemos de entender cómo el cambio en la organización altera el papel del empleado y propicia que no se aplique fluida y proactivamente, para lograr los objetivos y no quedarme en el intento, en mi carrera he seguido las siguientes:

Estrategias

  1. Conciencia a los gerentes con los que trabajas directamente, recuerda ellos son tus primeros contactos para extender el liderazgo.
  2. Identifica los enfoques más comunes de tu organización para desarrollar habilidades y aprovéchalos para centrarte en las metas y las técnicas de gestión del cambio.
  3. Trabaja muy de cerca con los analistas, los gestores de proyecto y otros gestores del cambio para integrar tu trabajo, proyectando la iniciación e integración del cambio.
  4. Busca directivos intermedios que promuevan el cambio, en algunos casos resulta laborioso que los altos directivos lo acepten y lo fomenten.
  5. Los gerentes de primer nivel pueden controlar la coherencia en las políticas que se hayan creado, sin embargo, la realidad es que los gerentes intermedios son los que están más cerca del trabajo real y, además, están en contacto con los altos mandos que hacen que el cambio ocurra.
  6. Consigue su aprobación, si aceptan el cambio como parte de su papel, es más probable que los cambios sean satisfactorios.
Hasta este momento es todo fácil, ¿si?, pues que crees, que no, la gestión del cambio es compleja, no obstante, es una gestión muy satisfactoria y el éxito de ello afectará tanto a los empleados como a los gerentes.

Nivel 1                 ¿Qué es la Gestión personal del cambio?

Es evidente que esta tarea es para reflexionar, ¿Quieres ser un buen líder del cambio?, ¿Quieres un consejo?, debes de conocerte a ti mismo, solo conociendo tus fortalezas y tus puntos débiles, podrás rodearte de las personas adecuadas para maximizar tu eficiencia, para este fin, identifica y cultiva tu enfoque, tus preferencias, tu entusiasmo y tus recelos sobre el cambio y podrás trabajar mejor con los demás.

Otro consejo, No proyectes en los demás tus propias percepciones sobre el cambio, es muy seguro que las demás personas no lo procesen igual que tú, basa tu concepto en fuentes sólidas y alcances claros.

Aquí tienes algunos consejos:

Consejo 1 

Debes saber qué te motiva, pero no asumas que esto también motivará a los demás, reflexiona, el dinero, el prestigio, o el reconocimiento, suelen ser motivadores, pero también causan el efecto contrario, entonces, habla con las partes involucradas, descubre qué las motiva, antes de actuar, para hacer que el cambio les resulte más fácil.

Consejo 2

Debes de hacer que los demás vean que es lo que tienen que dejar de hacer, es lo más importante, reflexiona no puedes bañarte y hacer la compra al mismo tiempo, algo tienes que dejar de hacer para poder realizar ambas acciones, considéralo.

Consejo 3

Organiza los mensajes de cambio a las necesidades de cada proceso e individuo, todos asimilan la información de forma distinta, algunos querrán escuchar tus planes, otros preferirán experimentar el cambio y querrán sentir cómo van a ser las cosas, para ellos son ideales los prototipos, otros querrán ver una presentación visual, de esta forma, si adaptas tu mensaje, será más probable que consigas aprobación de una mayor fracción de las partes interesadas, se consiente que vas a gestionar el cambio para un grupo o una organización y recuerda, que es una experiencia individual, ayuda a que otros se conozcan a sí y a que asimilen el cambio que propones.

Consejo 4

Define lo que es fácil o traumático para ti, ya que esto no lo será para los demás, lo que quiero decir es que no puedes proyectar en los demás lo que tú crees que es trivial o traumático, todos deben procesar el cambio a su manera y tienes que adaptar el proceso.

Nivel 2                 ¿Qué es la gestión del cambio en los proyectos?

Sí, pero NO, que paradoja verdad, las afirmaciones que se contradicen, la gestión del cambio también es una paradoja, como gestores del proyecto buscamos controlar la planificación y evaluar la precisión de los resultados, aun cuando hay muchas actividades que aún no podemos evaluar y en el caso de que pudieras, la eficacia varía de persona a persona, recuerda que cualquier proceso de cambio pone a prueba tanto el aspecto humano como la necesidad de controlar y exige la capacidad de lidiar con la ambigüedad y desde luego controlar la ambigüedad puede ser una paradoja, así es la gestión del cambio en los proyectos.

Bueno, ya habrá gestores muy experimentado que dirán que estoy equivocado o que me resbale, sin embargo, cuando me decidí a Gestionar TI y el cambio, me dije, hay Rubén lo que has hecho, pues creció mi carrera y estructure estos sencillos pasos:

Pasos

Paso 1                 
Paso 2
Paso 3                 
Paso 4                 
Paso 5                 

Formular y planifica el cambio


Aun cuando nuestras tareas puedan variar, si creas un plan de actividades es el mejor punto de partida y cuando lo hagas, ten en cuenta las actividades que atraen a las distintas partes involucradas y evalúa tus resultados, asegúrate de que las partes interesadas y tú, conozcan los objetivos del cambio, es conveniente que incluyas qué significa el cambio para la organización y a las partes interesadas como individuos.

Sé un buen comunicador

Comunica el cambio lo antes posible, se oye feo, pero mejor malo conocido que bueno por conocer, en este momento, es posible que los empleados imaginen consecuencias negativas del cambio y le tengan miedo, aun cuando el cambio no sea la mejor noticia, lo mejor es que conozcan las consecuencias y los beneficios y puedan confiar en los hechos y no en los rumores, te lo recomiendo mucho, ya que este paso asegura que todos sepan qué pasa.


Accesibilidad a toda la formación que por criterio deban saber los demás.

Es posible que pienses que es una extensión del paso anterior, únicamente varía en añadir, qué se cambiará y cómo, trata de construir conversaciones fructíferas que contribuyan a que los demás vean qué intentas conseguir, debes tener muchas más interacciones, ten en cuenta que así, descubrirás cómo guiar a tu equipo a través del cambio y optimizarás los resultados.



Evalúa los cargos nuevos o los modificados que puedan resultar del cambio.


Esto es importante por dos cuestiones, la primera, para que el cambio surta efecto, los nuevos cargos deben estar funcionando y la segunda, los cargos nuevos quizás son la oportunidad de que los interesados transforme el miedo en inspiración para contribuir a la empresa, esto solo se consigue si el cambio del antiguo al nuevo cargo está bien planificado, en caso contrario, los objetivos no se cumplirán, indudablemente puedes decepcionar a alguien que se opondrá siempre a tus cambios.


Asegúrate de determinar con qué medidas se evaluará el éxito de los procesos de cambio.


Al poner a prueba y medir los nuevos procesos puede que tengas que planear medidas provisionales, por ello, establece los objetivos cuando los nuevos procesos sean estables, en el proceso, el equipo tendrá que acostumbrarse a los nuevos procedimientos y a utilizar la nueva maquinaria o equipo, de esta manera al definir expectativas estas deben ser razonables sin poner en riesgo la meta general, de igual forma, entenderán cuál es y cómo pueden contribuir para alcanzarla.

Estos son algunos de los pasos para gestionar el cambio, que honestamente en lo personal me han servido durante años, por lo que considero que, si los aplican, les garantizo, que, aunque lidien con la ambigüedad, será más fácil gestionarla.

Nivel 3                 ¿Qué es la gestión del cambio en la organización?

Gestión del cambio en la organización

El Project Management Institute (PMI), describe la necesidad de la gestión del cambio en la empresa, en su metodología de buenas prácticas.

Para este nivel me he percatado que, para las organizaciones financieras y comerciales, el cambio no es solo una característica de algunos proyectos, sino uno de los impulsores del rendimiento, para ser honestos, las organizaciones gubernamentales también lo necesitan, hay que tener presente que aunado con el cambio individual y de procesos que hemos visto, el cambio basado en la cultura y las iniciativas estratégicas pueden ser vitales para que una empresa prospere con los cambios.

Está claro que son proyectos complejos que hay que gestionar con atención, por otra parte, también es evidente que las iniciativas de cambio no son todas iguales, de acuerdo al Instituto de Gestión de Proyectos, mismo que desglosa estas iniciativas en tres categorías:

Cambio de primer orden          

Consiste en ajustar los procesos y enfoques utilizados para cumplir el trabajo de la organización, entonces se busca una mejora incremental y normalmente se pueden medir los resultados fácilmente.

Recomiendo que los miembros de tu equipo puedan practicar el cambio que tratas de implantar y con ello, es posible hacer ajustes antes de la implementación, este tipo de iniciativas de cambio de primer orden, también pueden instalarse en varias partes de tu organización y si los cambios no ocurren según lo previsto, pueden revertirse, sin mucho impacto, recuerden los cambios de primer orden son los más directos, pero también requieren una gestión diligente e implementarlos exige una gran cantidad de tiempo y dinero.

Cambios de segundo orden

Estas iniciativas significan un cambio a gran escala en la forma de gestionar el negocio en vez de un cambio progresivo, suele ser propiciada por una reacción a los cambios en el mercado, sería buena idea aplicar una iniciativa de segundo orden como nuevas políticas, ajustes culturales, cambios en los puestos, formación para ese cambio laboral y nuevos indicadores claves del proceso, son por lo tanto movilizaciones más robustas y en muchos casos, estos cambios son tan amplios que no pueden revertirse.

Es importante especificar que estas iniciativas exigen una planificación extensa y la aprobación de todos los niveles del equipo de gestión, por supuesto, también se requiere el apoyo de los empleados, ya que muchos estarán trabajando en puestos modificados cuando se implementa el cambio.

Cambios de tercer orden           

Con bastante margen de diferencia estos cambios son poco frecuentes, pero pueden ser vitales, sobre todo si el negocio se está quedando obsoleto, dichas iniciativas de tercer orden requieren habilidades y dedicación especiales, en este tipo de cambio debes trabajar con los directivos de la organización, ya que pretendes cambiar el propósito de la existencia de la organización, hay que tener mucho cuidado con él, por experiencia en estas iniciativas de cambio no solo tienes que gestionar los elementos de un cambio de segundo orden, sino que también tienes que hacer una gestión del análisis de mercado, por lo que la causa y efecto de los cambios de las empresas requieren una retención de la participación en el mercado, tienen el efecto de aumentar las capacidades de cualquier equipo de gestión del cambio, está claro que si las sabes aplicar, harás una gran contribución para el núcleo de la organización.

Con lo visto hasta este punto, me parece que conoces qué significa, su importancia de la gestión de cambios, así como los elementos que integran y favorecen su aplicación, es probable que quieras saber cómo se aplica la gestión del cambio en las organizaciones.

Liderando el cambio

Estoy consciente que existen muchas teorías sobre cómo lograr este tipo de transformación, sin embargo, muchas de ellas vienen de John Kotter, conocido como experto y un destacado profesor en la Escuela de Negocios de Harvard, principalmente en su libro Leading Change (Liderando el cambio) publicado en 1995, en el cual presenta su proceso de 8 pasos para conseguir una correcta gestión para el cambio.

No pretendo realizar una guía que esté totalmente basada en dicho libro, porque ya el año de 1995 está algo lejos y el entorno ha cambiado muchísimo, así como la tecnología y los factores de cada persona para implementarlo en forma lineal, los negocios operan de forma distinta, sé que existe la teoría y la documentación, así que agrego mi experiencia con una narrativa sin muchos tecnicismos.

De esta manera concluyo la primera parte del artículo “La gestión del Cambio Rberny 2020”, donde vimos los elementos, los niveles y los tipos de orden del cambio, espero les agraden y que sean de su interés, agradezco de antemano los comentarios motivadores para la siguiente parte, donde hablare de las fases en la gestión del cambio.

Muchas gracias, si leíste hasta esta línea, animo mucho ánimo.

Saludos

Firma2020Rberny

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