La productividad - Rberny 2021

La Productividad, consejos 2021

La productividad es simplemente una cuestión de elegir trabajar de manera inteligente todos los días.

Primer Parte Prioridades – Rberny 2021

De alguna forma todos nos hemos percatado que baja o sube nuestro rendimiento y por ende el de nuestros equipos también, la influencia de los líderes es muchas veces un poco más de lo que podemos ver, por lo que les recomiendo reflexionar sobre este tema, date la oportunidad de visualizarte como un individuo que ha aprendido de la vida, tanto personal, como laboral, un líder que ha observado que la productividad es simplemente una cuestión de elegir trabajar de manera inteligente todos los días, si preguntamos a personas exitosas por su secreto de productividad, dirán que son hábitos diarios consistentes.

En este contexto, los hábitos ocupan el 55% de la vida diaria, hay personas que no han identificado que ese porcentaje es de los hábitos inconscientes, dicho de otra manera, son comportamientos que realizamos en modo de piloto automático, mismos que ahorran energía en la resolución creativa de problemas.

De esta manera reflexionemos:

¿Qué son exactamente los hábitos y por qué los hábitos de trabajo productivos son tan difíciles de formar?

En primera instancia recordemos que, sin el apoyo de la ciencia, como la neurociencia, la psicología y la experiencia en liderazgo, no podríamos establecer porque se dificultan, espero que esta narrativa pueda resolver esta duda.

No le demos vueltas, en primer plano debemos contemplar que nuestro carácter está compuesto por nuestros hábitos, entonces los hábitos son factores poderosos en nuestras vidas, considerando que son que patrones consistentes y a menudo inconscientes, por lo cual ciertamente de forma constante y cotidiana expresan nuestro carácter y generan nuestra efectividad, en caso contrario inefectividad que puede estar ciclada como un falso hábito.

Si lo analizamos podemos recolectar pensamientos como:

Los hábitos no son un conjunto de partes independientes o fórmulas fragmentadas, enfoquémonos; en que es la armonía con las leyes naturales del crecimiento, mismo que proporcionan un perfil gradual, secuencial y altamente integrado del desarrollo de nuestra efectividad personal e interpersonal.

Entonces, una de las grandes disyuntivas a las cuales nos enfrentamos quienes estamos a cargo de la gestión de un área, es aprender a coordinar equipos de personas hacia la consecución de objetivos y cumplimiento de las metas en tiempo y forma.

Es indistinto si estamos en empresas u organizaciones, siempre se necesita una persona que funcione como guía; no obstante:

  • ¿Cómo se ubica a esta persona en dicho cargo?
  • ¿Varía la percepción del grupo si esta fue impuesta o elegida democráticamente?

No importa a cuántas personas tengamos que supervisar, hay una sola persona a la cual podemos cambiar, si, en efecto me refiero a nosotros mismos, la mejor inversión que podemos hacer, es mejorarnos, desarrollando los hábitos que nos harán mejores personas y por consiguiente un mejor encargado o gerente.

Indudablemente a nadie le gusta la idea de seguir órdenes de un agente externo, con mucha peor razón si este se atribuye un rol hostil o antipático con el resto del grupo, en la empresa privada o en instituciones ya formalizadas y no surgidas desde la voluntad popular, siempre hay una persona asignada a fungir como responsable del resto, por tal motivo, quien dirige, tendrá la sombra del poder detrás de sus funciones, entonces:

  • ¿Cuál sería el ideal para garantizar cumplimiento de objetivos en un grupo que no lo seleccionó?
  • ¿Cómo se logra una supervisión de calidad?

Al respecto, pensemos entonces en un mundo ideal, los grupos deberían poder seleccionar quién les coordinará, pero no es de esta forma.

Existen muy pocos o nulos cargos empresariales que lleven como título líder o lideresa, generalmente nos encontramos con puestos como gerente, coordinador, jefe, supervisor, etc., esto significa que sea cual fuere el puesto, la supervisión liderada se trata más de una actitud, de participación e impacto interiorizado, desde y para la proyección de objetivos, que un cargo ocupacional.

Todos hemos conocido a esa persona que siempre parece estar haciendo las cosas, ya sea un amigo o un colega, esta es la persona cuyo trabajo siempre se hace temprano, el que de alguna manera logra terminar tareas de una hora en 20 minutos, el que la gente describe como un robot o una máquina, porque seguramente ningún ser humano podría trabajar tan rápido como ellos y, sin embargo, estas personas existen, funcionando con la máxima eficiencia.

¿Qué tienen en común estas personas altamente productivas?

¿Cómo lo hicieron?

Es tentador considerar a las personas altamente productivas como máquinas o magos, no obstante, al estudiar cómo funcionan de manera eficiente y superar los desafíos que todos experimentamos, también vemos que es posible que todavía pueden aumentar más aún su propia productividad.

¿Cómo superan las personas más eficientes desafíos?

  • Procrastinar las tareas, tanto las pequeñas y molestas como las grandes y desafiantes.
  • Trabajo aburrido que solo necesita hacerse.
  • Responder al correo electrónico y otros mensajes mientras trabaja.
  • Mantenerse motivado y con energía durante toda la jornada laboral.
  • Enfocando y terminando los proyectos más importantes en sus plazos.

Por mucho que me gustaría reclamar el estatus de persona altamente productiva, lo mejor que puedo hacer, es decir: estoy trabajando en ello, como lo estoy logrando, leyendo artículos, revisando libros y haciendo preguntas a personas productivas, he reunido algunos consejos que pude encontrar sobre los hábitos de productividad.

Consejos de productividad que pueden ayudarte a maximizar tu eficiencia y hacer más

En un ambiente realista, no puedes volverte más productivo de la noche a la mañana, sin embargo, si haces pequeños cambios y pones en práctica algunos de estos hábitos, estarás bien encaminado para ser más eficiente.

Herramientas de productividad, LISTADO - Rberny 2021

Debemos centrarnos primero en las tareas más importantes

La teoría detrás de las tareas más importantes es que cualquier lista de tareas pendientes tiene algunas tareas que son más importantes que otras, entonces, si nos concentramos en simplemente marcar los elementos de la lista de tareas pendientes, terminará con una combinación de tareas importantes y menos importantes completadas.

Te muestra la posibilidad de procrastinar, es fácil pasar todo el día marcando las tareas pendientes fáciles y menos importantes en lugar de enlazarte en las cosas difíciles, dedica unos minutos al comienzo de su día para elegir entre las cosas que, pase lo que pase, debes terminar al final del día.

Con un enfoque renovado en lo que es importante, es más fácil crear una lista significativa de tareas pendientes, por lo que debes de asegurarte de que se hagan las cosas importantes, recuerdo haber leído a Laura Earnest de Whole Life Productivity quien hace mención a la importancia de la priorización como un hábito de productividad.

En este sentido de ideas, permíteme decirte que debemos distinguir entre eficiente y eficaz, no obstante, no hay que sepáralos, ambos son necesarios para lograr la máxima productividad, veamos:

Eficiente es hacer las cosas bien y eficaz es hacer las cosas correctas, por consiguiente, las personas más productivas trabajan en las tareas de alto valor, asegurándose de que la forma en que las estén haciendo sea la mejor manera.

Hasta este punto me siento muy bien, ya que podemos identificar que las personas más productivas son capaces de discernir cuáles son las tareas de mayor valor y pueden delegar, cuidado, no es una loca aventura por hacer todo, estas personas reconocen que no pueden hacerlo todo y muy rápido.

El trabajo de fondo

Segundo consejo de productividad, cultiva el trabajo de fondo, incluso si eso significa decir no más a menudo, te preguntarás ¿por qué?, bueno algunas tareas son simplemente difíciles, no hay sustituto para el trabajo un poco más profundo a detalle y en tus habilidades debe estar el poder identificar basándonos en tu conocimiento del equipo que personas o personas son las indicadas para llevarlo a cabo.

Hay algo que de alguna manera todos hacemos, me refiero a que todo el mundo tiene algunas tareas pendientes diarias que casi se pueden eliminar mientras uno duerme, si así es, muchas veces nuestro subconsciente ordena y resuelve algunas tareas sencillas, aquí la trampa con nuestro carácter, en todo caso, son difíciles de hacer porque no son especialmente interesantes.

  • Entonces como les decía, algunas tareas son simplemente difíciles:
  • No puede realizar múltiples tareas para terminarlas.
  • Debes dedicar mucho tiempo y esfuerzo mental para organizarte.
  • Coordinar el esfuerzo del equipo
  • Requieres del trabajo de otros equipos o personas.
  • Puede que este fuera de tu alcance, pero te comprometiste.
Herramientas de productividad, ciclo - Rberny 2021

Te comento, estas tareas se denominan trabajo de fondo, para este caso, Cal Newport escribió sobre este tipo de trabajo (Trabajo profundo o trabajo de fondo) en su libro más vendido, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, este escritor sostiene que la habilidad del enfoque intenso es cada vez más rara y que aquellos que pueden dominarla tienen una enorme ventaja.

Algunas de las recomendaciones para cultivar el trabajo de fondo

Programa el trabajo:

Me refiero a planificar el trabajo en el mismo horario hora todos los días, probablemente por la mañana, está comprobado que tener un tiempo regular para hacer un trabajo te ayudara a convertirlo en un hábito, este el punto, el hábito, no tanto el trabajo en sí.

Concentrarse:

Es un hábito productivo, pero sentirse cómodo con el trabajo de fondo no siempre es agradable y el aburrimiento o la frustración son los que nos hacen buscar distracciones, por lo que debemos de evitar usar las redes sociales para entretenerse tanto como sea posible y siéntete más cómodo sin hacer nada por unos minutos, relájate, una mente tranquila rinde más.

Evita el correo electrónico que no sea laboral y otras distracciones, ya habrá tiempo, te permitirás organizar como procesas la recepción de información y su origen.

Reconoce tus hábitos de trabajo, por ejemplo:

  • ¿Trabajas mejor en forma aislada?
  • ¿Con descansos periódicos?
  • ¿Estás trabajando en un horario agitado?

No es necesario que modifiques todo tu horario, solo reserva algo de tiempo para un trabajo de fondo y conciso, recuerda, las personas altamente productivas han dominado la habilidad de comprender y administrar su trabajo.

Te recomiendo tener una lista de lo que puede distraerte, como los correos electrónicos de publicidad, personales, aquí es a criterio propio, es cuestión de cada uno de nosotros, también el uso discriminado de las redes sociales y miles de pequeñas tareas pendientes, es muy fácil distraerse cuando intentas ser productivo.

No es pelarse con lo mencionado, simplemente organízate, ya sea que estés tratando de concentrarte en un trabajo de fondo o simplemente lidiando con tareas más pequeñas, las distracciones son la pesadilla de la productividad y es difícil mantener hábitos de trabajo eficientes con distracciones alrededor.

Reacciona con tranquilidad y aplica tu sentido de importancia, siempre que surja un pensamiento que te distraiga, si consideras que debe darle seguimiento escríbela en tus pendientes, posterior a liberarte en tiempo cumple con darle atención a ese listado de pendientes, esta es una poderosa forma de crearse un buen hábito y no dejaras nada sin atender, recuerda muchas veces tus distracciones requieren legítimamente atención, pero no inmediata.

                Ejemplo:

  • Si estoy haciendo un trabajo y de repente recuerdo una factura que debe pagarse, lo escribo y programo.
  • Talvez, tengo una idea para una nueva publicación de blog, la escribo en mi listado de pendientes y la desarrollo en mi tiempo libre o terminando lo importante del día.

Estos son pensamientos que merecen atención, no inmediata y que requieren otro tipo de concentración.

Prioridades

Uno de los peligros de la productividad es centrarse en el corto plazo y es hasta inconsciente muchas de las ocasiones, no obstante, como dijo una vez la leyenda de la gestión Peter Drucker, “no hay nada tan inútil como hacer de manera eficiente lo que no se debe hacer en absoluto” fue entonces, que me percate cuando estudiaba los hábitos de productividad que es fácil caer en esa trampa.

En este caso pensaré en cualquier día de trabajo, es fácil quedar atrapado en cosas que parecen importantes en este momento, aquí lo importante es determinar rápidamente en qué debes trabajar y qué debes delegar, desplazar o ignorar, por ello es prudente organizar tu lista de tareas pendientes según la importancia y urgencia de cada tarea, esto sin duda te puede ayudar a identificar pérdidas de tiempo que no valen la pena.

Reflexiona:

¿Pasas la mayor parte del día haciendo cosas urgentes, pero no importantes?

Entonces, busca formas de delegar, automatizar o eliminar.

¿Dedicas tiempo a cosas que no son importantes o urgentes?

Ignora esas cosas.

¿Está haciendo tiempo para trabajar en cosas que son importantes, pero no urgentes?

Este sin duda es un ciclo vicioso en el que caemos frecuentemente.

Este tipo de preguntas debe de llevarnos a definir qué importa y lo que no, puedes aplicarlo en un estudio DAFO de ti mismo.

Tenemos por ejemplo la regla 80/20 que nos ayuda a concentrar nuestro tiempo en las tareas más impactantes, no es otra cosa que la forma de priorizar las tareas que provienen de este principio.

Esta teoría descubierta por el economista italiano Vilfredo Pareto, la regla 80/20, también llamada Principio de Pareto establece que, en cualquier búsqueda, el 80% de los resultados provendrán del 20% de los esfuerzos.

Tiene como objetivo maximizar la eficiencia, las personas altamente productivas identifican el 20% más importante de su trabajo, enseguida, buscan formas de reducir el otro 80% de su horario, para encontrar más tiempo para las cosas que tienen el mayor impacto.

En una ocasión cuando estudiaba un profesor nos aplicó un ejercicio que estaba integrado por 12 actividades que debían cumplirse, leí las primeras actividades y viendo la cantidad de trabajo, decidí terminar de leerlas en casa, en el trayecto me abrumé con la carga de trabajo, ya que había más materias demandantes en el bachillerato, la verdad me sentía abrumado y confundido, entonces mi madre una profesora jubilada con muchísima experiencia me dijo:

  • -Ya leíste todo el requerimiento.
  • -Si ma ya lo leí y está pesado.
  • -Vuélvelo a leer y divídelo en pequeñas secciones y determina como la desarrollaras.
  • -Dije, si no tengo toda la información.

Sucede que el inciso 12 decía que si había llegado a esa parte no tenía que realizar los 11 anteriores y que no podía mencionarlo al grupo, diablos, ¡cómo nos vamos cargando de pensamientos prejuiciosos sin tener toda la información para formarnos una opinión!

Al día siguiente muchos de mis compañeros entregaron las actividades de los 11 incisos y muy molestos porque habían hecho todo el trabajo.

Yo me sentía muy tranquilo, porque comprendí que antes de prejuzgar hay que tratar de tener toda la información posible, entender el trabajo que se está haciendo, organizarte y leer bien, priorizar y desde ese tiempo logre tener esos hábitos que me han ayudado al largo de mi carrera y me han apoyado en lo personal.

Espero que les guste esta pequeña narrativa que tiene como fin lograr ser más productivos sin quedarnos calvos en el proceso, debemos tener la capacidad de ser eficientes y eficaces sin quedarnos sin uñas y sin lastimar a nadie.

Agradezco tu tiempo si llegaste hasta este punto, me da gusto y también me quiero sentir alagado con sus comentarios, así como el que compartan esta primera parte de mi artículo sobre la Productividad Personal, ya sea en el blog de Rberny, en LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, Telegram o por correo electrónico.

Por tu atención muchas gracias.

Su amigo,

Firma 2021 Rberny - Ing. Rubén Bernardo Guzmán Mercado
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