Si bien la mayoría de las partes interesadas corporativas aprecian al menos la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para desarrollarse digitalmente, muchos por su parte tienen la percepción de que los proyectos de infraestructura de TI, como la construcción de un nuevo centro de datos, simplemente implican la compra de una lista de hardware y que lo entreguen en una sala de servidores.
“Esto no sucede así y honestamente está muy lejos de la verdad, en mi experiencia la realidad es mucho más compleja y devenga muchísimo esfuerzo por las partes involucradas que conforman en sí todo el negocio”
En la actualidad estos proyectos de infraestructura de TI a gran escala requieren una enorme cantidad de planificación, diseño, configuración y pruebas para garantizar que todo funcione correctamente y que se realice una transición adecuada una vez que se haya realizado el trabajo.
¿Esto requiere tiempo y recursos?
Claro que sí, los componentes de hardware deben configurarse y conectarse correctamente, y puede resultar difícil evaluar el cronograma y la duración de los proyectos, no obstante, no es imposible y pueden tener un éxito palpable mediante se impulsa el negocio con nuevos procesos y la implementación de tecnología derivada de una estrategia concienzuda.
Muchas veces cuando se planea la estrategia de TI, resulta difícil juzgar la cantidad de recursos que se necesitarán, especialmente cuando esos recursos pueden ser escasos, así es, el inevitable factor financiero, además, siempre existe la presión de los ejecutivos y los clientes para que los proyectos se realicen en un período de tiempo fijo, por ello una planificación estratégica entre socios de negocios es indispensable.
Debemos considerar que, si los planes del proyecto de infraestructura de TI no se basan en una estimación realista del esfuerzo y el cronograma, pueden surgir una gran cantidad de problemas, lo cual puede hacer que el proyecto se extienda en tiempo, en recursos humanos y económicos.
Sabemos cuándo un proyecto se extiende, ocasiona problemas de confiabilidad y vulnerabilidades de seguridad que resultan de configuraciones de hardware incorrectas, por ejemplo: es bastante malo que un centro de datos empresarial para un sistema de facturación se caiga, exponiendo la información del cliente a los piratas informáticos y evitando que los trabajadores puedan ejecutar aplicaciones, sin embargo, reflexionemos:
¿Qué pasa si hay una falla en la infraestructura de TI se produce en una planta de energía nuclear?
Bueno pensemos en algo más cercano a cualquiera de nosotros y vayamos más allá de la seguridad, los proyectos de infraestructura de TI mal planificados para entornos de desarrollo, prueba y producción pueden tener un impacto perjudicial en los proyectos de desarrollo de software que dependen de ellos.
“Entonces, recordemos que una planificación incorrecta puede provocar retrasos en la programación, reprocesos innecesarios y defectos de producción importantes que se pueden rastrear hasta la infraestructura de TI”
Vamos a hablar un poco de estimaciones de proyectos, sin embargo, les recomiendo antes de comenzar a buscar cifras, observes la siguiente lista y consideres si cubre la mayoría de estos puntos, sin que ello sea algo definitivo, ya que no les estoy mostrando un proyecto real, ni de ninguna manera completo, la intención es crear conciencia en la planeación estratégica de cualquier proyecto, de forma general:
Conoce el proyecto.
Si eres el responsable debes estar en total conocimiento del porqué del proyecto.
Ten un presupuesto.
Bueno esto es básico, sin embargo, en muchas ocasiones el recurso económico se convierte en una condicionante muy fuerte.
Elabora un plan.
Identifica por qué estás estimando.
Debes saber qué tipo de estimación necesitas.
Para tal efecto, les recomiendo formular preguntas, tales como:
- ¿Qué se está tratando de lograr con el proyecto?
- ¿Tienes la aprobación de la directiva de la empresa?
- ¿Fue otorgado el presupuesto?
- ¿Estás estimando obtener un presupuesto de proyecto preciso?
- ¿Estás estimando apalear un número específico?
- ¿La empresa está tratando de ganar nuevos negocios?
- ¿La empresa quiere invertir mucho en el proyecto inicial, mismo que se puede aprovechar para un grupo de proyectos en el futuro?
- Debes identificar si el proyecto técnico es arriesgado.
- Considera si, ¿se debe asignar más esfuerzo para el desarrollo de mismo?
“Cuando hablamos de recursos, si utilizamos la estimación de costos siempre tendrá un contexto”
Recuerda que conocer el panorama general te asegurará que no perderás el tiempo produciendo algo que podría ser técnicamente correcto, no obstante, totalmente inapropiado para el proyecto, hay que tener cuidado y mucha atención en ello.
De esta manera podemos ver que, en el período previo a la aprobación del recurso económico de los proyectos por parte de un área, de una empresa o un cliente, hay un proceso para definir el presupuesto, por lo que:
¿Cómo te aseguras de que no estás perdiendo el tiempo, creando una estimación de costos detallada que está fuera del presupuesto?
Definitivamente, en diferentes fases de un proyecto, podemos usar diferentes tipos de estimaciones, en este caso solo trataremos la estimación paramétrica, la cual ofrece datos más precisos, sin embargo, requiere de asignarle más tiempo y datos de referencia para tu proyecto.
Estimación paramétrica
En el contexto de la prevención en la planeación estratégica de TI, los encargados de estos proyectos de infraestructura de TI podemos utilizar la estimación paramétrica para prevenir estos problemas, aprovechando los datos históricos y los algoritmos probados para producir estimaciones realistas.
Estas estimaciones paramétricas tienen una gran ventaja sobre los enfoques de estimación de abajo hacia arriba:
“En la planificación se pueden ejecutar rápidamente escenarios alternativos o dichos de otra manera: hipotéticos, para responder a los requisitos cambiantes de las partes interesadas”
Si los supuestos básicos se han establecido correctamente, cada escenario será una estimación muy cercana y respaldada por datos históricos.
“Considero, que un enfoque “de arriba hacia abajo” es más rentable y ágil que una estrategia tradicional de abajo hacia arriba”
Los proyectos de desarrollo de software e infraestructura de TI comparten una serie de similitudes, particularmente en lo que respecta a sus ciclos de vida de ingeniería, en los dos tipos de proyectos implican un enfoque genérico de desarrollo en cuatro fases:
Iniciación
Fase inicial, donde los equipos deciden si continuar o no con sus proyectos, basado en las necesidades del negocio y el objetivo a lograr.
Elaboración
Es cuando los equipos identifican los requisitos de sus productos, servicios, mejoras y el diseño de alto nivel para la infraestructura de TI, esto incluye las necesidades, por ejemplo, relacionadas con el ancho de banda de la red, la potencia de procesamiento, la seguridad, la capacidad para manejar datos y un gran etc.
Construcción
Los equipos construyen, implementan y prueban el producto o proyecto para la infraestructura de TI, esto incluye la configuración y prueba del hardware, el software del sistema y los dispositivos de red, entre otros.
Transición
Fase final, en la que la infraestructura de TI o, en el caso del desarrollo de software, la aplicación que se entrega a quien en última instancia respaldará el producto terminado o el servicio de TI en operación.
Las semejanzas anteriores significan que las mismas técnicas de estimación paramétrica basadas en el alcance que se han utilizado con éxito en proyectos de software durante los últimos 20 años pueden funcionar igualmente bien en proyectos de infraestructura de TI.
“Se requieren ajustes mínimos para estimar los proyectos de infraestructura de TI, en la actualidad la apertura de los proveedores, permite estimar el uso de recursos”
Les comento, el tamaño del proyecto, es decir, el alcance de un proyecto de infraestructura de TI se cuantifica de manera diferente que, en un proyecto de software, lo veremos más adelante.
Por ejemplo, los supuestos de productividad se basan en proyectos históricos de infraestructura de TI, no en proyectos de software.
En la mayoría de las ocasiones, los datos históricos se derivan de proyectos similares que se completaron con éxito para crear una plataforma más eficaz, dichos datos pueden contener información valiosa sobre lo que funcionó y lo que en su caso no funciono de otros proyectos similares anteriores, y proporcionar a los gerentes un marco de referencia sólido para el costo, el esfuerzo y el tiempo que tomará completar los nuevos proyectos.
Aplicación
Iniciamos con el software, en este tipo de proyectos muchas veces se considera que el alcance del trabajo se mide por la funcionalidad que debe construirse, esto se realiza mediante técnicas como el análisis de puntos de función estándar ISO, que evalúa la funcionalidad del software desde la perspectiva del usuario, por ello, las entregas reciben una medida ponderada basada en la cantidad de funcionalidad comercial que brindan a los usuarios.
En caso contrario, el alcance de la infraestructura de TI se mide por la cantidad de equipos y software de sistemas que deben instalarse y configurarse para lograr una plataforma tecnológica estable, eficiente y eficaz, de esta manera, nosotros como gerentes recolectamos listas de elementos que deben instalarse, configurarse y probarse, podemos aplicar una medida ponderada a cada componente con el fin de cuantificar el tamaño total de la lista.
“Se cuantifica el tamaño, se realiza una suposición de productividad basada en una línea de tendencia estadística de proyectos históricos de infraestructura de TI”
¿Cómo podemos ver reflejado esto?
Esto les va a resultar conocido, algo hipotético, pensemos que un administrador de infraestructura de TI necesita actualizar un centro de datos migrando 20 servidores a un nuevo sistema operativo, algunos de esos servidores (5 servidores) utilizan bases de datos y deben migrarse, por ejemplo, a Microsoft SQL Server en su última versión, mientras que otros 2 deben migrar a una nueva versión de Microsoft Exchange Server.
Vamos a utilizar el método de dimensionamiento de SysPoints (totalmente hipotético):
- Migración de servidor cuenta como 25 SysPoints multiplicados por 20 (Servidores), esto equivale a 500 SysPoints.
- Una migración del software de la base de datos del servidor cuenta como 60 SysPoints multiplicados por 5, lo que equivale a 300 SysPoints.
- Una migración de software de servidor de correo electrónico cuenta como 40 SysPoints multiplicados por 2, lo que equivale a 80 SysPoints.
- El tamaño total del proyecto de infraestructura de TI se cuantifica en 880 SysPoints.
El dato hipotético de la entrada del tamaño 880 SysPoints, lo ingresamos en una herramienta paramétrica para estimar la duración y el esfuerzo del programa, en este ejemplo muy básico, asumiremos que la productividad es promedio frente a datos históricos de proyectos similares que, de igual manera, fue ingresada en la herramienta paramétrica.
La estimación resultante a continuación muestra una duración de programa probable de 6 meses, desde la elaboración hasta la transición y una estimación de esfuerzo total de 1.000 horas-persona.
Referencias de la estimación paramétrica (que aplicamos a la infraestructura)
En los últimos años se ha vuelto cada vez más obvio que los mismos principios que Lawrence Putnam Jr., describió por primera vez en 1978 en su modelo de estimación de software de Putnam, se puede aplicar a grandes entornos y aplicar a los proyectos de infraestructura de TI actuales en 2021, los mismos principios básicos se aplican al desarrollo de estos proyectos.
Al igual que sus contrapartes de software, los proyectos de infraestructura de TI tienen más probabilidades de tener éxito, ser más eficientes, seguros y confiables cuando se acompañan de procesos sólidos de estimación y planificación.
Los gerentes podemos planificar y contabilizar mejor los cronogramas, asignar la cantidad adecuada de recursos y realizar los ajustes necesarios según sea necesario, lo que da como resultado infraestructuras de TI confiables que satisfacen las necesidades de las partes interesadas sin sacrificar la calidad.
En nuestros días, hay muchos tipos de estimaciones, como dato informativo les mencionaré dos más de las estimaciones más comunes utilizadas:
Estimación aproximada
Realizamos una estimación aproximada cuando estamos tratando de determinar si contamos con el presupuesto para llevar a cabo un proyecto.
Por ejemplo, se necesitará un cálculo aproximado para decidir si el proyecto será remotamente factible, se calcula una estimación aproximada, por lo que si crees que el proyecto podría costar $ 100k, le darías un rango (-25% a + 50% de variación) de $ 75k – $ 150k, para ver el presupuesto que tiene el solicitante, ya sea un área, una empresa o un cliente.
Estimación de la variación del presupuesto
Utilizamos una estimación del presupuesto cuando el solicitante cree que tiene el presupuesto y necesita más detalles.
Suponiendo que el solicitante está de acuerdo con el cálculo aproximado del estadio de proyecto provisto, entonces puedes elaborar un plan de proyecto rápido, que consiste en un cálculo de costos y un cronograma que se puede adaptar al presupuesto del cliente, teniendo en cuenta una variación de dar un (-10% a + 20% de variación) y con ello obtienes un rango con el que se puede trabajar.
Ejemplos de estimadores de costos de proyectos
No hay muchas herramientas estimadoras de costos que sean totalmente para este proceso, no obstante, te comento de algunos programas de administración de proyectos que incluyen herramientas para la estimación de costos de proyectos, así como la funcionalidad de control de tiempo y presupuesto que hacen que las estimaciones de proyectos sean más precisas.
- Microsoft Excel Estimador de costos de proyectos ampliamente utilizado con muchos modelos de estimación de proyectos para Excel.
- Google Sheets Herramienta gratuita de estimación de costos de proyectos que presenta una alternativa a Excel.
- Price&Cost Herramienta de estimación y gestión de costos SaaS para administrar las finanzas del proyecto.
- BrainLeaf Herramienta de alcance del proyecto que ayuda a estimar con precisión los costos del proyecto.
- Eastimate Herramienta de estimación SaaS gratuita para crear estimaciones y líneas de tiempo en colaboración.
- Simplestimate Herramienta gratuita SaaS para la estimación de costos de proyectos con una capacidad muy completa para la estimación de costos y de fácil uso compartido.
- Web Development Project Estimator Estimador de costos de proyectos simple para estimar el tiempo y los materiales para proyectos web.
- Wrike Herramienta de software de gestión de proyectos completa con funcionalidad de estimación de costos.
- CMAP Software Programa de estimación con una interfaz limpia; Produce estimaciones para proyectos complejos.
Estoy consciente que este proceso en los proyectos es un poco más complejo de acuerdo al tamaño del proyecto, de igual manera requiere de una experiencia con específica en gestión de proyectos, mi intención es abrir el panorama para aquellos que están incursionando en este tema.
La siguiente lista son una serie de recomendaciones que pueden ayudarte a no liarte en la estructura de tus proyectos y saber que puedes realizar estimaciones para dimensionar los recursos con los que cuentas o con lo que deberías de tener, si o si quieres el éxito de tu proyecto.
A.- Desde el inicio hay que tener claridad, es necesario definir la idea central del proyecto.
Comprende lo que estás haciendo, ¿por qué y cómo?, debes elaborar la idea conceptual inicial en una solución viable que coincida con el presupuesto del proyecto, el cronograma y que cumpla con los objetivos estratégicos para que obtengas resultado.
B.- Divide, desglosa e identifica las partes.
Una vez que tengas la idea clara, identifica los entregables específicos y planifica el proceso que se requiere para entregar cada uno para que puedas estimar con precisión el esfuerzo para el presupuesto total.
C.- Documéntate, investiga y genera hipótesis.
Recuerda constantemente revisar tu lista de verificación antes de la estimación y familiarízate con el solicitante, los miembros del equipo y el historial del proyecto para que tengas claras las expectativas, los presupuestos, las habilidades, la experiencia y el rendimiento pasado.
D.- Cuestiona, ¿cómo y por qué?
Para realizar una estimación adecuada y conducir tu proyecto con propiedad, debes tener completamente claro cada aspecto de dicho proyecto para poder preguntarle a tu equipo cómo pueden entregarlo mejor, y luego seguir preguntando por qué, poniendo a prueba sus estimaciones para comenzar a descubrir sus suposiciones.
E.- Siempre hay contingencias, así que prepárate para lo inesperado y ten un plan para ello.
Puedo decir que los costos planificados son tu menor preocupación, sin embargo, los costos inesperados son el verdadero factor decisivo, recuerda no todos son malos o perjudiciales, los proyectos rara vez salen justo como se planean, por lo que se debe tener en cuenta una cantidad adecuada de presupuesto para riesgos, cambios en el cronograma o alcance del proyecto e incertidumbre en tu estimación para que aún puedas cumplir con el presupuesto.
F.- Obviar o tratar de adivinar sin datos, es malo, conoce tus límites para la estimación.
Identifica el horizonte de planificación y divide el proyecto en fases para proporcionar estimaciones de las fases para las que puedes proporcionar costos con mayor confianza; para el resto, solo brinda estimaciones aproximadas.
G.- Como en todo proyecto, existen costos ocultos.
Asegúrate de incluir los costos indirectos del proyecto; para la gestión de cuentas y proyectos, sé detallista al estimar el proyecto, materiales laborales, gastos del proyecto, informes, facturación, costos de terceros, transporte y subsistencia y cierre del proyecto, encontrarás problemas al tratar de sobre-ajustar el presupuesto para hacer viable el proyecto, no te lo recomiendo.
H.- Presta especial atención a los errores.
Te recomiendo, revisar la lista de verificación posterior a la estimación para asegurarte de que los costos de mano de obra, procesos, fases, tareas, hojas de tarifas, tasas de cambio, fórmulas y costos de terceros y que se tengan debidamente en cuenta y se verifiquen nuevamente para comprobar su precisión, los errores son dinero y cuestan caro.
I.- No te expongas, sé cuidadoso en las estimaciones.
Es prudente que nunca proporciones una estimación de costos sin incluir supuestos generales que brinden detalles sobre los entregables, las expectativas del solicitante y la comunicación, así como la propiedad de los resultados finales del proyecto.
J.- No te subas a un pedestal
En mi experiencia te puedo decir que subestimar o sobreestimar un proyecto te creará dolores de cabeza más adelante en el proyecto, así que trata de ser lo más honesto y realista posible; hará que la presentación de informes sea más sencilla y generará confianza.
Esta es una pequeña semblanza en la estimación de presupuestos, particularmente la parametrizada, mi intención es abrir un poco la visión de las personas hacia los responsables de proyectos en su fase de presupuestos, haciendo hincapié en la infraestructura de TI, así como el desarrollo de software, aun cuando considero que es posible aplicarlo a cualquier proyecto y de esta manera decir que los gerentes de TI o encargados del área, no únicamente vemos máquinas, cables y aplicaciones.
Si quieres ahondar más en el tema, escríbeme a ruben.guzman@rberny.com, con gusto podemos intercambiar ideas del este tema y cualquiera que tenga que ver con tecnologías de la información y sus muy extensas áreas de especialidad.
Saludos,
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