Gobierno de Datos

Aunque es un hecho que los datos pueden ser uno de los verdaderos diferenciadores de una empresa si se usan correctamente, muchas organizaciones aún no cuentan con una estrategia integral de datos, no obstante, para algunas empresas que tienen una estrategia formal, dicha estrategia es más que un ejercicio técnico, cuyo objetivo principal es establecer los aspectos básicos de la gestión de datos, el cumplimiento y requisitos básicos similares.

“¿Su empresa tiene una estrategia formal de datos? Si es así, ¿esa estrategia traza efectivamente un camino hacia mejores resultados comerciales al ayudarlo a optimizar su uso de datos?”

He aquí él ¿por qué? De mi artículo anterior, la información ¿Tiene Valor?, por supuesto, son los datos que se recopilan en los ERP, CRM, por ejemplo, a medida que la cantidad de datos empresariales continúa aumentando, las empresas reconocen cada vez más la importancia del gobierno de datos:

El marco para administrar los activos de datos de una organización para lograr precisión, consistencia, seguridad y uso efectivo, debe ser considerado muy específicamente, por ello debemos de considerar nuestros datos trasformados en información y su valor para el negocio.

Hoy exploraremos qué es el gobierno de datos, los componentes clave de un marco de gobierno de datos y las mejores prácticas para implementar una estrategia exitosa de gobierno de datos.

Ya sea que recién estén comenzando con el control de datos o buscando perfeccionar su programa existente, este artículo le brindará información valiosa y consejos prácticos para ayudarlo a administrar sus datos de manera más efectiva.

¿Qué es el gobierno de datos?

El gobierno de datos es un término amplio que se refiere a un conjunto crítico de políticas, procesos, roles, estándares y métricas organizacionales para garantizar la precisión, consistencia, seguridad y disponibilidad de los datos, así como su uso efectivo.

El Data Governance Institute lo define como “un sistema de derechos de decisión y responsabilidades para los procesos relacionados con la información, ejecutado de acuerdo con modelos acordados que describen quién puede tomar qué acciones con qué información, cuándo, bajo qué circunstancias y utilizando qué métodos”

El Instituto también destaca la necesidad de ser cauteloso al usar el término gobernanza, ya que puede tener diferentes significados según el contexto.

El gobierno de datos es un aspecto crucial de la gestión de los activos de datos de una organización, entonces, el objetivo principal de cualquier programa de gobierno de datos es cumplir con los objetivos comerciales prioritarios y desbloquear el valor de sus datos en toda su organización.

Les recomiendo tener en cuenta que un programa de gobierno de datos no puede existir por sí solo, no es de esta manera, debe resolver problemas comerciales y generar resultados, iniciemos por identificar los objetivos comerciales, los resultados deseados, las partes interesadas clave y los datos necesarios para lograr estos objetivos, por ejemplo, prestar mucha atención a la tecnología y la arquitectura de datos que toman un papel crucial para permitir el gobierno de datos y lograr estos objetivos.

1. En cuanto al recurso humano, las personas se refieren a la estructura organizativa, los roles y las responsabilidades de quienes participan en el gobierno de datos, incluidos quienes poseen, recopilan, almacenan, administran y usan datos.
2. Las políticas proporcionan las pautas para el uso, la protección y la gestión de datos, lo que garantiza la coherencia y el cumplimiento.
3. El proceso se refiere a los procedimientos para la comunicación, la colaboración y la gestión de datos, incluida la recopilación, el almacenamiento, la protección y el uso de datos.
4. La tecnología se refiere a las herramientas y los sistemas utilizados para respaldar el gobierno de datos, como las plataformas de gestión de datos y las soluciones de seguridad.

Áreas clave donde el gobierno de datos aporta valor

Los campos de acción de la gobernanza de datos varían de una organización a otra, y no existe un conjunto fijo de tareas que se aplique a todas, sin embargo, ciertas áreas se abordan comúnmente en el gobierno de datos, como las que se enumeran en los siguientes ejemplos:

1. La calidad de los datos implica el almacenamiento de datos en su forma correcta y consistente, aquí hay una inmersión profunda en la gestión y las herramientas de calidad de datos.
2. La disponibilidad de datos es responsable de hacer que los datos sean accesibles para el personal apropiado dentro del sistema.
3. La usabilidad de los datos garantiza que los datos estén disponibles en un formato estructurado que sea compatible con las herramientas y el software comerciales tradicionales.
4. La integridad de los datos consiste en mantener la calidad de los datos a medida que se almacenan, convierten, transmiten y muestran.
5. La seguridad de datos es el conjunto de procesos que priorizan ciertos datos en función de su sensibilidad e implementan medidas para protegerlos en todas las plataformas en línea y fuera de línea.
6. El modelado de datos implica la creación de una representación conceptual de los objetos de datos y sus relaciones entre sí, así como las reglas que rigen esas relaciones.

Para diseñar un programa eficaz de gobierno de datos, es fundamental elegir un modelo operativo que se ajuste al tamaño y la estructura de su empresa, hay que tener esto en cuenta.

Modelos de gobierno de datos

Hay tres modelos básicos de gobierno de datos:

Modelo de gobierno centralizado:

Un equipo o líder central de gobierno de datos administra los activos de datos de la organización y establece políticas, procesos y estándares para el uso y la administración de datos, la parte beneficiosa del gobierno centralizado es que permite aplicar estándares y definiciones coherentes a los datos en toda la organización, lo que reduce la confusión y la duplicación de esfuerzos, sin embargo, los modelos centralizados pueden alimentar la burocracia y pasar por alto las necesidades únicas de las diferentes áreas del negocio.

Modelo de gobierno descentralizado:

Las diferentes unidades de negocios dentro de la organización tienen sus propios equipos de gobierno de datos y son responsables de administrar sus activos de datos, los beneficios incluyen representación mejorada, mejores datos, mayor eficiencia y mantenimiento compartido, este último es un conjunto de entidades de datos consistentes y confiables que se comparten en una organización y se utilizan para respaldar los procesos comerciales y la toma de decisiones, sin embargo, los modelos descentralizados pueden generar datos maestros duplicados e inconsistentes.

Modelo de gobernanza híbrido (federado):

Hay una estructura centralizada que proporciona un marco que luego utilizan los departamentos autónomos que poseen sus datos y metadatos, los beneficios incluyen más autonomía, resolución de problemas más rápida y agilidad mejorada, sin embargo, un modelo híbrido requiere un organismo centralizado que tenga una gran experiencia en cada área comercial y coordinación para garantizar la coherencia de los datos.

Pienso que idealmente, a pesar del modelo elegido, el gobierno de datos cubre todos los aspectos estratégicos, tácticos y operativos de la gestión de datos, lo que nos lleva a la necesidad de distinguir estos y otros términos.

Gobernanza de datos frente a gestión de datos frente a administración de datos frente a gestión de datos maestros, suena complejo, como si quisiéramos encontrar la circunferencia del triángulo, bueno, es correcto, si es fácil con fundirse, miren:

El término gobierno de datos a menudo se confunde con conceptos como gestión de datos, administración de datos y gestión de datos maestros, por lo que es crucial diferenciar entre estos términos, ya que cada uno desempeña un papel distinto para garantizar el manejo, uso y protección adecuada de los datos.

La gestión de datos es el proceso general de recopilación, almacenamiento, organización, mantenimiento y uso de datos, esencialmente, el principio fundamental que subyace a este proceso es reconocer los datos como un recurso valioso, dado su importante papel en el impulso del éxito empresarial, entonces, la gestión de datos es una implementación técnica del gobierno de datos e implica los aspectos prácticos del trabajo con datos, como el almacenamiento, la recuperación y el análisis de datos.

El gobierno de datos, por otro lado, se centra en los aspectos estratégicos y organizativos de la gestión de datos, como establecer políticas y procedimientos para el uso de datos y garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos, un componente de la gestión de datos, el gobierno de datos es un concepto estratégico de nivel superior que también abarca elementos como la calidad de los datos, la privacidad de los datos y la seguridad de los datos.

DAMA International ha publicado que la DMBOK, es un modelo para la gestión de datos donde el gobierno de datos reside en el centro.

La administración de datos, es un subconjunto del gobierno de datos que implica la gestión y supervisión de los activos de datos de una organización, por lo que los administradores de datos son responsables de garantizar que los datos sean precisos, completos y consistentes con las políticas y estándares de la organización.

La gestión de datos maestros (MDM) y el gobierno de datos son prácticas relacionadas, pero distintas en la gestión de datos, en este caso MDM se enfoca en mejorar la calidad de tipos de datos críticos específicos para el negocio, como datos de clientes o proveedores, y garantizar que sean consistentes en toda la organización, por otro lado, el gobierno de datos proporciona un marco más amplio para administrar todos los datos, incluida la definición de modelos de datos, políticas de retención y roles y responsabilidades, si bien MDM es un subconjunto de la gobernanza de datos, la gobernanza adecuada es crucial para una implementación exitosa de MDM.

En esencia, la gestión de datos y el gobierno de datos son conceptos diferentes, pero complementarios que trabajan juntos para garantizar que los datos se gestionen de manera eficaz y eficiente dentro de una organización.

“El gobierno de datos proporciona el marco general para la gestión de datos con la administración de datos como parte de esto, mientras que la gestión de datos se centra en la implementación práctica de las tareas relacionadas con los datos”

La creación de un programa de gobierno de datos es un proceso iterativo e incremental

Defina su estrategia de datos y metas y objetivos de gobierno de datos

¿Cuáles son los objetivos comerciales y los resultados deseados para su organización?

Debe tener en cuenta tanto los objetivos estratégicos a largo plazo como los objetivos tácticos a corto plazo y los objetivos pueden verse influidos por factores externos, como las normativas y el cumplimiento.

Una estrategia de datos: identifica, prioriza y alinea los objetivos comerciales de su organización y sus diversas líneas de negocio, a través de múltiples objetivos comerciales, una estrategia de datos identificará las necesidades de datos, las medidas y los KPI, las partes interesadas y los procesos de gestión de datos requeridos, las prioridades tecnológicas y las capacidades.

Es importante revisar y actualizar periódicamente su estrategia de datos a medida que cambian su negocio y sus prioridades, si no tiene una estrategia de datos, debe crear una; no lleva mucho tiempo, pero necesita que las partes interesadas adecuadas contribuyan.

Una vez que tenga una comprensión clara de los objetivos comerciales y las necesidades de datos, establezca objetivos y prioridades de gobierno de datos, digamos, un programa efectivo de gobierno de datos se puede:

• Mejorar la calidad de los datos, lo que puede conducir a una toma de decisiones más precisa y confiable.
• Aumentar la seguridad de los datos para proteger la información confidencial.
• Habilita el cumplimiento y los informes contra las regulaciones de la industria.
• Mejora la confianza y la confiabilidad generales de sus activos de datos.
• Haga que los datos sean más accesibles y utilizables, lo que puede mejorar la eficiencia y la productividad.

“Definir claramente sus metas y objetivos guiará la priorización y el desarrollo de su programa de gobierno de datos, lo que en última instancia impulsará los ingresos, el ahorro de costos y la satisfacción del cliente”

Asegurar el apoyo ejecutivo y las partes interesadas esenciales

Identifique las partes interesadas y los roles clave para el programa de gobierno de datos y quién deberá participar en su ejecución, esto debe incluir empleados, gerentes, personal de TI, arquitectos de datos y propietarios de líneas de negocios y custodios de datos dentro y fuera de su organización.

Un patrocinador ejecutivo es crucial:

Una persona que comprenda la importancia y los objetivos del gobierno de datos, que reconozca el valor comercial que permite el gobierno de datos y que respalde la inversión necesaria para lograr estos resultados.

Con el patrocinio clave establecido, reúna al equipo para comprender la narrativa convincente, defina lo que debe lograrse, cómo crear conciencia y cómo construir el modelo de financiamiento que se utilizará para respaldar la implementación del programa de gobierno de datos.

El siguiente es un ejemplo de niveles típicos de partes interesadas que pueden participar en un programa de gobierno de datos:

Al involucrar de manera efectiva a las partes interesadas clave, identificar y brindar un valor comercial claro, la implementación de un programa de gobierno de datos puede convertirse en una ventaja estratégica para su organización.

Evalúe, cree y perfeccione su programa de gobierno de datos

Con sus objetivos comerciales entendidos y sus patrocinadores de gobierno de datos y partes interesadas en su lugar, es importante mapear estos objetivos contra sus capacidades existentes de personas, procesos y tecnología para lograr estos objetivos.

Análisis del estado actual para el gobierno de datos

Los marcos de gestión de datos, como el DCAM y el CDMC del EDM Council, ofrecen una forma estructurada de evaluar la madurez de sus datos frente a los puntos de referencia de la industria con un lenguaje común y un conjunto de mejores prácticas de datos.

Observe cómo se gobiernan y administran actualmente los datos dentro de su organización.

• ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de su enfoque actual?
• ¿Qué se necesita para cumplir los objetivos comerciales clave?

Recuerda, no tienes que, ni debes hacer todo a la vez, identifica áreas de mejora, en el contexto de los objetivos comerciales, para priorizar tus esfuerzos y centrarse en las áreas más importantes para brindar resultados al negocio de manera significativa, un programa de gobierno de datos eficaz y eficiente respaldará el crecimiento y la ventaja competitiva de su organización.

Documentar las políticas de datos de su organización

Las políticas de datos son un conjunto de pautas documentadas sobre cómo los activos de datos de una organización se gobiernan, administran, protegen y usan de manera consistente, dichas políticas de datos están impulsadas por la estrategia de datos de su organización, se alinean con los objetivos comerciales y los resultados deseados, y pueden verse influenciadas por factores normativos internos y externos.

Las políticas de datos pueden incluir temas como la recopilación, el almacenamiento y el uso de datos, la calidad y la seguridad de los datos:

Las políticas de datos garantizan que sus datos se utilicen de una manera, que respalde los objetivos generales de su organización y cumpla con las leyes y regulaciones pertinentes, esto puede conducir a una mejor calidad de los datos, una mejor toma de decisiones y una mayor confianza en los activos de datos de la organización, lo que en última instancia conduce a una organización más exitosa y sostenible.

Establecer roles y responsabilidades

Definir funciones y responsabilidades claras de los involucrados en el gobierno de datos, incluidos los responsables de recopilar, almacenar y usar datos, esto ayudará a garantizar que todos entiendan su rol y puedan contribuir de manera efectiva al esfuerzo de gobierno de datos.

Una tabla que muestra las funciones y responsabilidades típicas de Data Governance

La estructura del gobierno de datos puede variar según la organización, por ejemplo, en una empresa grande, el gobierno de datos puede tener un equipo dedicado que lo supervise, mientras que, en una pequeña empresa, el gobierno de datos puede ser parte de las funciones y responsabilidades existentes.

Un enfoque híbrido también puede ser adecuado para algunas organizaciones, es crucial considerar la cultura de la empresa y desarrollar un marco de gobierno de datos que promueva prácticas basadas en datos, la clave del éxito es comenzar poco a poco, aprender y adaptarse, mientras se enfoca en entregar y medir los resultados comerciales.

Tener una comprensión clara de las funciones y responsabilidades de los participantes del gobierno de datos puede garantizar que tengan las habilidades y los conocimientos necesarios para desempeñar sus funciones.

Desarrollar y refinar los procesos de datos

Los procesos de gobierno de datos garantizan una toma de decisiones eficaz y permiten prácticas de gestión de datos consistentes mediante la coordinación de equipos dentro y fuera de su organización, además, los procesos de gobierno de datos también pueden garantizar el cumplimiento de los estándares normativos y proteger los datos confidenciales.

Los procesos de datos proporcionan canales formales para la dirección, la escalada y la resolución, por lo que los procesos de gobierno de datos deben ser livianos para lograr sus objetivos comerciales sin agregar una carga innecesaria u obstaculizar la innovación.

Los procesos pueden automatizarse a través de herramientas, flujo de trabajo y tecnología.

Es importante establecer estos procesos temprano para evitar problemas o confusiones que puedan surgir más adelante en la implementación de la gestión de datos.

Implemente, evalúe y adapte su estrategia

Una vez que haya definido los componentes de su programa de gobierno de datos, es hora de ponerlos en acción, esto podría incluir la implementación de nuevas tecnologías o procesos o la realización de cambios en los existentes.

Programa de gobierno de datos:

Impulsar la transformación de datos y alimentar una cultura basada en datos, es importante recordar que los programas de gobierno de datos solo pueden tener éxito si demuestran valor para el negocio, por lo que debe medir e informar sobre la entrega de los resultados comerciales prioritarios, supervisar y revisar periódicamente su estrategia garantizará que cumpla con sus metas y objetivos comerciales.

Evalúe continuamente sus metas y objetivos y ajústelos según sea necesario, esto permitirá que su programa de gobierno de datos evolucione y se adapte a las necesidades cambiantes de la organización y la industria, mantenga un enfoque de mejora continua le permitirá que su programa de gobierno de datos siga siendo relevante y brinde el máximo valor a la organización.

Espero que les sea de utilidad, Saludos.

Su amigo,

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