Sabemos que con cada tarea viene un nuevo conocimiento, la sinergia del trabajo, la inteligencia emocional y el liderazgo experimentan un efecto benéfico al ejecutar sus tareas y es que aparte de aprender cosas nuevas, aprendes lecciones de algo que no debes haber o que, si hay que hacer y no realizaste, si pasaste algo por alto y como resolviste algo que no estaba en el plan.
Me refiero al término “lecciones aprendidas” este nos indica lo que uno aprende mientras trabaja en un proyecto, así es comúnmente conocido, tanto nuestras propias experiencias de proyectos como las de otras personas sirven como oportunidades de aprendizaje para nosotros.
Muchos de los que hemos gestionado proyectos tenemos en cuenta que nos sirve para evitar cometer los mismos errores dos veces y aprovechar las mejores prácticas de la organización, de las personas, de los equipos de proyectos, dichas experiencias se deben compartir regularmente, entre sí, se ha demostrado que las nuevas ideas y los métodos efectivos para hacer el trabajo se pueden difundir para beneficiar a otros.
Desde mi experiencia, comprendo que no hay una comprensión o definición compartida de lo que es una lección aprendida, por ello les comento, no nos equivoquemos, a menudo me encuentro con lecciones que suenan como hallazgos, conclusiones o, a veces, incluso como recomendaciones y, por lo tanto, pertenecen a otro lugar.
Todos los proyectos experimentan a lo largo de su ejecución situaciones favorables o desfavorables, una actividad primordial de todo equipo de trabajo es el identificar estas situaciones y analizar lo que se pueda aprender de ellas, para ello en las metodologías, por ejemplo, PMI, lo utiliza dentro de su proceso.
Este instrumento nos permite documentar estas situaciones, analizar sus causas raíz, el impacto que tuvieron en el proyecto y determinar qué acciones fueron efectivas para mitigar sus efectos en el caso de las amenazas y mejorarlos en el caso de las oportunidades, el objetivo es que podamos aprender de nuestros errores, he tenido la oportunidad en observar que es un elemento con frecuencia omitido, perdido en el día a día de los equipos de trabajo y los administradores de Proyectos.
“El registro de lecciones aprendidas incluye un conocimiento más explícito, pero a menudo carece de la comprensión más profunda que proporciona el conocimiento tácito”
Considero que todo comienza con las observaciones, solo puedes “aprender lecciones” cuando las observas en primer lugar, por lo que, en principio, esto implica que se necesita que participen las personas adecuadas para observar las posibles lecciones a aprender, estos observadores necesarios dependen de sus enfoques y es esencial reconocerlo de antemano.
Esta es una pregunta de examen de certificación:
¿Cuándo se deben registrar las lecciones aprendidas?
¿En qué momento del proyecto documentar las lecciones aprendidas?
Para que sea efectiva, la identificación y documentación debe hacerse continuamente, para asegurar que no se olvide información si se deja para el final, diversas metodologías como las que se utilizan comúnmente en el desarrollo de software y gestión de proyectos contemplan las lecciones aprendidas, como por ejemplo el desarrollo ágil de software, que tiene establecida la reunión de retrospectiva realizada al final de cada iteración.
En las metodologías de gestión de proyectos, como mencione en la metodología del PMI (PMBOOK), se considera que las lecciones aprendidas es un punto en los cierres de fase o proyecto, así como también al culminar cada ciclo de control de alcance, costo, calidad, tiempo, etc., un buen método para identificar lecciones aprendidas en reuniones de trabajo, es formular una lista de preguntas como la siguiente:
- ¿Cuáles objetivos del proyecto se alcanzaron? (Fecha, Costo, Calidad, etc.).
- ¿Qué funcionó bien en nuestro proyecto?
- ¿Cuáles objetivos no se alcanzaron? (Fecha, Costo, Calidad, etc.).
- ¿Qué no salió bien en nuestro proyecto?
- ¿Qué imprevistos o sorpresas tuvo que manejar el equipo?
- ¿Qué circunstancias no fueron anticipadas?
Para cada aspecto que salió bien, ¿Cuál es la causa raíz que ayudo para alcanzar el objetivo positivo?
Para cada aspecto que no salió bien, ¿Cuál es la causa raíz que ocasionó la dificultad?
“Las preguntas en la vida cotidiana ayudan bastante a explorar el camino, en los proyectos ayuda a retomar el camino, en lo laboral ayudan a no perder el camino, por eso fiel a mi costumbre las utilizó bastante en mis artículos”
— Rberny 2023
¿Cómo se incorpora a la Base de Conocimientos Corporativa?
Las lecciones aprendidas y los conocimientos adquiridos a lo largo del proyecto se transfieren al repositorio de lecciones aprendidas para su uso en proyectos futuros, estas pueden ser clave para que las lecciones aprendidas sean una potente herramienta en los futuros proyectos.
Voy a realizar énfasis en lo siguiente:
Las lecciones aprendidas NO son una recopilación de los errores que hemos mejorado o hechos que hemos aprendido en el proyecto a nivel personal, es posible que la narrativa se encuentre malentendida, considero que son todos los eventos y circunstancias que nos enseñaron algo que definitivamente no estaba en el alcance del proyecto, es una narración de circunstancias, serán lecciones aprendidas porque alguna deberá ser una información de utilidad para quien se enfrente a un proyecto similar, de modo que pueda afrontarlo con cierta preparación.
Comúnmente se pueden realizar al cierre de una o de varias de las fases de los proyectos, de tal forma que se pueda aprovechar este aprendizaje en las fases siguientes o al final del proyecto, para aprovecharlas en futuras iniciativas de la organización.
Tomemos en consideración para cada uno de los miembros del equipo, primero, además de ser en sí un autoaprendizaje, es una disposición de conocimientos hacia los demás, en la organización se conocerá como base de conocimiento y debe estar compartido al servicio de la organización, les aconsejo que el intercambio de conocimientos debe ser una parte integral de las operaciones diarias del equipo.
Hay que asegurarse de que todos los miembros del equipo y los interesados apropiados tengan acceso a las herramientas establecidas y capacitación para que todos puedan colaborar a lo largo del proyecto y en su caso en sus respectivas áreas.
Se puede reunir al equipo para conversar sobre que salió mal y que sucedió sin inconvenientes, lo más importante es que de la sesión se puedan extraer directrices sobre lo que se va a hacer de ahora en adelante para que los errores no se vuelvan a cometer y para que los aciertos puedan repetirse en futuros proyectos.
Mejoras Necesarias
Es evidente que es necesario registrar las razones detrás de las mejoras o problemas del proyecto y para documentar las lecciones aprendidas en el mismo, consideremos que detectar e identificar un problema del proyecto no es suficiente, es sin duda, entender dónde se originó el problema y el impacto que tuvo le da más contexto al problema y ayuda a establecer recomendaciones para las mejoras en el futuro, por ello, les recomiendo, revisar las mejoras del proyecto desglosando el problema, el impacto y las recomendaciones, es muy probable que tu equipo haya sentido el impacto de un problema antes de identificar el problema real, por lo que es útil desglosar estas piezas a medida que se analiza este documento.
¿Por qué es importante el conocimiento para la organización?
En la actualidad, los entornos organizativos son cada vez más exigentes y no pueden permitirse cometer los mismos errores una y otra vez, entonces la empresa puede ahorrar dinero sin reinventar la rueda cada vez que comienza un nuevo proyecto, de esta manera, se deben hacer procedimientos estandarizados para recopilar, analizar, guardar y disponer en el momento clave de las lecciones aprendidas, debemos demostrar que somos capaces de determinar que la gestión de las lecciones aprendidas proporciona un gran valor y verdad sea dicha, en ocasiones difícil de cuantificar, sobre todo relacionada con el aumento del nivel de conocimiento de cómo hacemos las cosas, reducción del nivel de riesgo del proyecto, eficiencia y ahorro económico, entre otros.
De Lecciones Aprendidas a buenas prácticas
Las lecciones aprendidas nos permitirán:
- Identificar factores de éxito como la eficacia, la eficiencia y la sostenibilidad.
- Identificar deficiencias en políticas, estrategias, programas, proyectos, procesos, métodos y técnicas.
- Identificar y resolver problemas a través de nuevas metodologías de acción.
- Mejorar la toma de decisiones futuras.
- Definir modelos para las demás intervenciones.
La documentación de una lección aprendida es un primer paso para la identificación y validación de las buenas prácticas, recuerden que mientras las lecciones aprendidas pueden originarse en uno o varios proyectos o iniciativas, las buenas prácticas surgen del conocimiento y de las lecciones acumuladas en múltiples prácticas, con el fin de dar origen a estándares, por ello, las buenas prácticas pueden definirse como las soluciones eficaces y eficientes para resolver un problema, sabemos que estas prácticas han sido más que validadas mediante su uso extensivo y la obtención de resultados positivos en contextos diversos, las cuales son confirmadas por un sinnúmero de evaluaciones de sus resultados.
Necesitamos aprender que las buenas prácticas son aquellas que:
- Han sido ejecutadas con comprobada efectividad a lo largo del tiempo.
- Pueden ser replicadas y aplicadas en diferentes entornos produciendo resultados similares.
- Han posibilitado cumplir o sobrepasar los objetivos establecidos y han sido capaces de producir los productos o entregables esperados.
- Son capaces de sostenerse en el tiempo.
Conclusiones
Por norma en la metodología PMI PMBOOK, se considera que el desarrollo de un documento formal de lecciones aprendidas se completa durante el proceso de cierre del proyecto y el registro de las lecciones aprendidas debe ocurrir durante todo el ciclo de vida del proyecto, debe ser durante el proyecto porque de esa manera se asegura un registro correcto de las mismas, sin la pérdida de información clave con el transcurso del tiempo, también debe ser al cierre del proyecto porque es el momento de realizar una revisión general de todas las lecciones y obtener valiosas conclusiones sobre la planificación, los resultados obtenidos y el desempeño del equipo a lo largo del proyecto.
Reflexionando:
“El conocimiento tácito es personal, mientras que el conocimiento explícito se puede expresar usando palabras o imágenes”
¿Qué Opinas?
¿Con qué frecuencia reflexionas sobre tus experiencias y proyectos?, o alguna vez has reflexionado: ¿Cuál fue la lección más importante que aprendiste en tu carrera?, una vez concluido algún proyecto: ¿Has revisado el archivo Excel con el modelo de lecciones aprendidas? ¿Te resulta útil?, ¿Cuáles son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos? ¿Cuáles son las mejores prácticas para preparar un documento de lecciones aprendidas?, ¿Cuáles son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?
Cuando terminas un proyecto, lo celebras, ¿no?, pues no tan rápido: es posible que no hayas terminado con tu proyecto si aún no has preparado un documento de lecciones aprendidas.
Recomendación, si estás estudiando para tu certificación PMP, querrás comprender por qué es importante preparar un documento de lecciones aprendidas.
“Proporcionar información sobre cómo se pueden mejorar varios procesos y procedimientos”
La mayoría de los gerentes de proyectos conocemos el valor de documentar las lecciones aprendidas y cómo beneficia a nuestros equipos, organizaciones y proyectos actuales y futuros, las lecciones aprendidas son la información que se ha registrado y refleja los aspectos exitosos y no exitosos.
¡Bueno, en este sentido, me gustaría saber qué piensas y si lo puedes compartir con nosotros en los comentarios del Feed!
Saludos, desde México, su amigo,
Referencias;
Certificación PMP esencial para roles de alto nivel.
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