Una de las tareas del área de TI, relacionada estrechamente con RR.HH. Es, ¿cómo integrar a nuevos empleados o usuarios en la ideología del negocio y políticas de la empresa?, la preparación que el administrador de TI y su personal debe hacer antes del primer día del nuevo empleado y cómo hacer que ese primer día, la primera semana y el primer mes sean una experiencia llena de éxito y se sientan bienvenidos, informados y dispuestos a contribuir desde ese primer día, en mi experiencia y una de las prácticas que me gusta inculcar a mi gente, es tener listo el alta de usuario, equipo de cómputo debidamente configurado, cuenta de correo electrónico, accesos de acuerdo al perfil de usuarios que solicitó RR.HH.
Según Gartner, hacia finales de 2020, aproximadamente 35% de las empresas perderá valor en el mercado debido a su incapacidad para comprender la relevancia de un negocio digital, por ello, es cada vez más urgente que las empresas establezcan los lineamientos para realizar el cambio, no obstante, esto va de la mano de todos sus colaboradores.
Las tecnologías actuales y las necesidades de los consumidores cambian más rápido de lo que una empresa puede ofrecer y los empleados deben estar preparados y capacitados para avanzar a este ritmo, la mejor forma de impulsar este cambio es establecer un conjunto de actividades y comportamientos cotidianos y tangibles que permitan a los empleados actuar con rapidez, de esta manera trabajando desde el ingreso del nuevo elemento, estamos en posibilidades de subir el nivel y capacitarlos para el uso de tecnología en la nueva era digital del negocio.
Algo muy bueno, es que compañías líderes recurren al diseño de la experiencia del usuario, en un intento por atraer y retener de manera más efectiva al talento crítico y adoptar formas de trabajo más abiertas y fluidas, el objetivo es tener una mejor comprensión de las motivaciones de los empleados, cuando se tiene un plan estratégico para la retención del personal, considero que el nuevo elemento debe estar listo para iniciar desde las entrevistas de empleo, hacer que las personas quieran trabajar con nosotros una vez contratados, y recomiendo aplicar dicho plan para que no quieran retirarse de la empresa, es importante que sepan que son parte crítica del éxito de la compañía.
Para el área de TI, así como la de RR.HH., no termina el ciclo de recepción de empleados o nuevos usuarios, son instancias clave en la retención de talento, por ello deben de tener claro el panorama y tener asertividad en las acciones, logrando la integración plena del personal (Gestión de Personal y Gestión de TI).
La integración de las nuevas contrataciones comienza de manera efectiva con el proceso de contratación, desafortunadamente, algunos gerentes de contratación están más enfocados en cubrir un puesto que en cubrirlo con el mejor candidato, me consta que este enfoque a menudo conduce a contratar a la persona equivocada.
Es recomendable siempre tratar la transparencia durante el proceso de contratación, ya que esto es fundamental para ambas partes, debemos ser claros y directos sobre el puesto y las expectativas, considero que los puestos vacantes pueden significar una pérdida de dinero para una organización, no obstante, los recursos desperdiciados y el dinero de la rotación de empleados por contratar a la persona equivocada pueden ser exponencialmente más altos.
En vacantes para TI es normal que la especialidad en las características del puesto sean un tanto difícil de ubicar, sin embargo, recomiendo que adoptar un enfoque lento y metódico es adecuado para ocupar este tipo de puestos.
Anunciar una nueva contratación a tu equipo antes de que comiencen
Consideremos que la integración de tu nueva contratación en un equipo establecido requiere de alguna forma de integración en la aceptación de tus empleados actuales, entonces, una forma sencilla de conseguir la aceptación es enviar un anuncio a tus empleados sobre la nueva contratación.
Veámoslo desde este punto de vista, anunciar la nueva contratación a tu equipo a través de una reunión o correo electrónico te permite comunicar la experiencia y las habilidades del nuevo empleado para ayudar a ilustrar el valor que pueden aportar a tu equipo, recordando que esta introducción también te brinda la oportunidad de establecer expectativas claras sobre el nuevo empleado, incluida su fecha de inicio, su cargo y deberes, entre otras cosas.
Esta práctica conlleva el beneficio que comiencen a trabajar en un buen ambiente y les da a tus empleados actuales la oportunidad de encontrar puntos en común o intereses compartidos con la nueva contratación, he visto que esto puede hacer que los empleados actuales sean más receptivos y cómodos cuando comience el nuevo empleado.
Para el área de TI, he tenido la oportunidad de comprobar que estos vínculos pueden ser lo suficientemente fuertes, solo si la primera experiencia de un empleado con el empleador no se ve empañada, pensemos por ejemplo en:
Las dificultades para acceder a una cuenta corporativa o la frustración por la falta de comunicación, especialmente si un nuevo empleado lo calla todo y se esfuerza por causar una buena impresión, esta expectativa a futuro causa dificultades.
El software de incorporación
Sabemos que hay departamentos de RR.HH. con decenas de contrataciones por semana y pueden verse abrumados con la documentación de los empleados y difícilmente pueden aprovechar un momento para crear una experiencia empresarial positiva para cada nueva contratación.
Por eso recomiendo, desde la visión de TI, un software de incorporación que colabore con RR.HH. a la organización y gestión de la inducción de los empleados, automatizando la documentación, la formación y el seguimiento del progreso, todo en una única aplicación.
“Entre los beneficios que podemos encontrar es que el software de incorporación puede hacer que el proceso sea más consistente y permitir que los empleados se sumerjan en su trabajo más rápido”
Por supuesto, debemos considerar que la Tecnología de la información no es una varita mágica y no se pueden automatizar las partes que dependen en gran medida de las relaciones humanas, de esta manera, centrémonos en las áreas donde el software de incorporación es más aplicable, sin mediar si se trata de un producto listo para usar o una solución personalizada (Desarrollo interno).
Planes de incorporación
La planeación es un objetivo que no podemos dejar de practicar, no importa si la incorporación dura 7 o 90 días, a través de los planes de incorporación digitales, tanto los gerentes de línea como los de RR.HH. pueden obtener una visión clara del proceso de inducción de los empleados y ver si se cubren todos los aspectos, comenzando con la orientación de la oficina hasta la retroalimentación posterior a la incorporación.
Este software de incorporación puede desde la inducción para los nuevos empleados obtener acceso rápido con un solo clic a toda la información esencial a través de sus paneles de control de incorporación personales.
Por ejemplo:
- Puede incluir un manual del empleado, documentos que describen los beneficios de la empresa, así como guías para usar el software y el equipo necesarios para las actividades diarias.
- Se debe dejar algo de espacio en el área del empleado para los enlaces a los recursos corporativos, como la intranet, los sistemas de seguimiento de tareas y tiempo, así como los sistemas empresariales, como ERP, CRM o CMS, que usarán con mayor frecuencia.
Capacitación
La capacitación adecuada es fundamental para un buen uso de los recursos informáticos, recomiendo que estos sistemas de incorporación incluyan acceso a materiales de capacitación introductorios, cuestionarios de autoevaluación y pruebas enviadas para su revisión a los gerentes o jefes inmediatos.
Algunos son muy completos y se integran con un sistema de gestión del aprendizaje, la solución de incorporación puede hacer que la formación sea más eficaz y diversa.
Seguimiento de progreso
Una de las características más del software de incorporación que me agradan es que simplifica el seguimiento, sabemos que mientras el proceso avanza a medida que las contrataciones pasan de una etapa de incorporación a otra, los gerentes y personal de RR.HH. pueden ver dónde se encuentran en el proceso y abordar los cuellos de botella con anticipación.
Recomiendo siempre considerar un campo para comentarios, considero relevante esta opción para que los gerentes se mantengan en contacto con el nuevo empleado y tengan retroalimentación.
“Los mensajes automatizados recordarán tanto al gerente como al empleado sobre las próximas reuniones de progreso cara a cara”
Aumenta el compromiso
Es evidente que la primera impresión que tienen los nuevos empleados de tu empresa influye en su satisfacción general con el nuevo lugar de trabajo, así como en su productividad y su voluntad de recomendar amigos o conocidos, este software de incorporación puede ir más allá de la automatización de las actividades de RR.HH. para activar el compromiso y la lealtad de los empleados.
Expectativa
Podemos convertir la introducción a la empresa y sus políticas de forma divertida, consideremos un recorrido digital por la oficina o un navegador de la empresa que guíe la contratación a través de los departamentos de la empresa hasta las salas de conferencias, el comedor y, sobre todo, los baños, por ejemplo: dicho software puede incorporar varios juegos de misiones en la empresa con logros para desbloquear insignias virtuales.
Rendimiento impulsado
La interacción acelera la asimilación de los nuevos empleados y la incorporación de software que se integra con la red de comunicaciones de la empresa, debe ser un apoyo integral, un ambiente acogedor y una experiencia atractiva desde los primeros momentos, esto es de mucha utilidad, ya que desencadenan la motivación de los empleados para una relación productiva y de largo plazo con la empresa.
Dicho software puede hacer que la orientación de los nuevos empleados sea más interactiva, manejable y transparente, sin importar la duración del proceso, por lo tanto, le permite a RR.HH. y al gerente del nuevo trabajador obtener una visión integral de cómo se está adaptando el nuevo empleado, alertándolos sobre retrasos y problemas.
En la actualidad, las organizaciones están ahora más interconectadas y basadas en el conocimiento que nunca, es una realidad casi tangible, entonces, para que las empresas sobrevivan, deben adaptarse a las tendencias emergentes y responder al cambio.
“La tecnología está desempeñando uno de los papeles más importantes a la hora de impulsar el cambio”
Tomemos conciencia que las empresas se ven obligadas a cambiar para sobrevivir y es evidente que la tecnología también está transformando a los departamentos de RR.HH., sin duda, es lo que estamos viendo y tenemos durante más de una década, la digitalización se ha convertido en una parte esencial de las funciones de dicha área.
“En mi experiencia puedo decir que la tecnología no ha reemplazado los esfuerzos humanos, por el contrario, la tecnología está construyendo gerentes más inteligentes y mejores en sus decisiones”
De este tipo de software existen muchos en el mercado, pueden estar incluidos en un ERP, ser un módulo aparte o una aplicación solo para este fin, la cual puede ser comprada o desarrollada internamente.
Espero les sea de utilidad, cualquier duda o comentario favor de enviarlo a ruben.guzman@rberny.com, mismo que estaré esperando con gusto y con ello el compromiso de contestarlos todos.
Muchas gracias.
Saludos,
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