El enfoque de sistemas, comúnmente visto como la base del desarrollo organizacional, ve a la organización como un sistema abierto formado por partes interrelacionadas e interdependientes que interactúan como subsistemas.
Así, la organización comprende un sistema singular unificado formado por estos subsistemas, por ejemplo: una empresa es un sistema que puede estar compuesto por subsistemas como producción, marketing, finanzas, contabilidad, etc., de tal manera, los diversos subsistemas deben estudiarse en sus interrelaciones y no de forma aislada unos de otros.
“El sistema como un todo se ve afectado por elementos internos y fuerzas del entorno externo”
Habitualmente, el sistema se considera abierto, ya que las organizaciones reciben diversas formas de insumos de otros sistemas, por ejemplo, una empresa recibe suministros, información, materias primas, etc., a lo que llamaremos entradas y en el proceso se convierten en salidas que afectan a otros sistemas.
En general, el enfoque de sistemas evalúa la eficacia general del sistema en lugar de la eficacia de los subsistemas, esto permite la aplicación de conceptos de sistemas en todos los niveles de la organización, en lugar de centrarse únicamente en los objetivos y el desempeño de los diferentes departamentos o subsistemas.
¿Cuáles son las propiedades de la teoría de sistemas?
La estructura, los patrones y las relaciones de un sistema surgen de las interacciones entre los componentes, por lo que cada sistema es único, entonces los sistemas tienen propiedades definitorias comunes en su base, como el ordenamiento jerárquico, el acoplamiento, la permeabilidad, el holismo, la emergencia, la finalidad y la seguridad, se trata de una forma de equilibrio dinámico que se hace posible gracias a una red de sistemas de control realimentados que constituyen los mecanismos de autorregulación.
El éxito organizacional depende de la interacción e interdependencia entre los subsistemas, la sinergia entre los subsistemas y la interacción entre los componentes internos, comúnmente llamado, sistema cerrado y los componentes externos, llamado sistema interno.
El enfoque de sistemas implica que las decisiones y acciones en un área organizacional afectarán a otras áreas, por ejemplo, si el departamento de compras no adquiere la cantidad y calidad adecuada de insumos, el departamento de producción no podrá hacer su trabajo.
Este enfoque reconoce que una organización depende del entorno para obtener insumos esenciales, además, el entorno sirve de salida para sus productos.
¿Cuáles son las características principales de un sistema organizacional?
Las siguientes son las principales características del Enfoque de Sistema para la Gestión:
- Subsistemas: Cada organización es un sistema compuesto por una combinación de muchos subsistemas, estos subsistemas están interrelacionados.
- Holismo: Cada subsistema trabaja en conjunto para formar un solo sistema completo, recuerden las decisiones tomadas en cualquier subsistema afectan a todo el sistema.
- Sinergia: La producción colectiva de todo el sistema es mayor que la suma de la producción de sus subsistemas.
- Sistemas cerrados y abiertos: Toda la organización es un sistema abierto compuesto por una combinación de subsistemas abiertos y cerrados.
- Límite del sistema: La organización está separada del entorno externo formado por otros sistemas.
¿Cuáles son los componentes de un Sistema Organizacional?
La dirección del sistema prevé que la organización está compuesta por cinco componentes:
- Insumos: Materias primas, recursos humanos, capital, información, tecnología
- Un proceso de transformación: Actividades de trabajo de los empleados, actividades de gestión, métodos de operaciones
- Salidas: Productos o servicios, resultados financieros, información, resultados humanos
- Retroalimentación: Los resultados de las salidas influyen en las entradas.
- El Medio ambiente: Estos componentes son factores internos y externos que afectan el sistema, perfilado a cuidar el medio ambiente.
¿Qué son los Sistemas de Gestión Cerrados y Abiertos?
Una organización se compone de sistemas cerrados y sistemas abiertos.
Los sistemas cerrados son las subunidades internas de la organización que no interactúan con el entorno externo.
Los sistemas abiertos son subunidades internas que interactúan con otros sistemas o subunidades dentro de otros sistemas que están fuera de la organización, en efecto, todas las organizaciones son sistemas abiertos.
¿Qué son los Sistemas de Gestión Generales y Específicos?
El enfoque general de sistemas para la gestión se ocupa principalmente de las organizaciones formales y los conceptos se relacionan con la técnica de la sociología, la psicología y la filosofía.
El sistema de gestión específico incluye el análisis de la estructura organizativa, información, mecanismo de planificación y control y diseño de puestos, etc.
Ventajas y desventajas de un enfoque de sistemas de gestión
Ventajas
- Ayuda a estudiar las funciones de organizaciones complejas.
- Es probabilístico más que determinista.
- Se ha utilizado como base para los nuevos tipos de organizaciones como la organización de gestión de proyectos.
- Es posible resaltar las interrelaciones en varias funciones como planificar, organizar, dirigir y controlar.
Los atributos negativos del enfoque de sistemas incluyen:
- Considero que este enfoque es algo abstracto y vago.
- Puede ser difícil de aplicar a organizaciones grandes y complejas.
- No es una teoría de gestión prescriptiva, ya que no especifica herramientas y técnicas para los gerentes en ejercicio.
¿Quiénes son los principales contribuyentes a la teoría de sistemas?
- Chester Bernard introdujo el concepto de Sistemas Cooperativos en su libro Funciones de un Ejecutivo (1938).
- El economista, Herbert Simon, introdujo en su libro Comportamiento Administrativo (1947), el concepto de proceso de sistemas en la toma de decisiones dentro de las organizaciones. En particular, introdujo conceptos de racionalidad limitada y satisfacción.
- El biólogo Ludwig von Bertalanffy introdujo los principios de la teoría de sistemas generales en 1950.
- Otros colaboradores incluyen: Lawrence J. Hender son, WG Scott, Deniel Katz, Robert L. Kahn, W. Buckley y JD Thompson.
Conceptos relacionados
- Principales teorías de gestión
- Teoría científica de la gestión
- Teoría Administrativa de la Gestión
- Teoría de la burocracia
- Teoría del caos
- Teoría de las Relaciones Humanas
- Teorías Contemporáneas de Gestión
¿Cuáles son los 4 componentes básicos del modelo de sistemas de gestión?
La gestión de sistemas es la combinación de cuatro elementos clave:
Procesos, datos, herramientas y organización, que son necesarios para gestionar un sistema de manera eficiente y eficaz, los procesos se ocupan de cómo realizar la tarea.
¿Cuál es la idea principal de la teoría general de sistemas?
La teoría general de sistemas (GST) fue esbozada por Ludwig von Bertalanffy (1968). Su premisa es que los sistemas complejos comparten principios organizadores que pueden descubrirse y modelarse matemáticamente, el término llegó a relacionarse con la búsqueda de una teoría general para explicar todos los sistemas en todos los campos de la ciencia.
¿Cuáles son los componentes de un sistema?
Todo Sistema tiene una IPO: Entrada, Proceso, Salida, cuando miras cualquier sistema, en su forma más simple, tiene 3 componentes, es lo que considero y llamaré IPO: Entrada, Proceso, Salida.
¿Cuáles son los 5 componentes principales del sistema de información?
- Hardware de la computadora, esta es la tecnología física que trabaja con la información.
- Software de Servidor o de equipo personal, el hardware necesita saber qué hacer, y ese es el papel del software.
- Comunicaciones.
- Bases de datos y almacenes de datos.
- Recursos humanos y procedimientos.
En la gestión, es útil tener un marco teórico que te ayude a tomar decisiones y analizar tus responsabilidades, una de esas teorías es la de sistemas, que se centra en cómo se interrelaciona cada componente de una organización, si está interesado en convertirse en gerente o comprender cómo funcionan las organizaciones, familiarizarse con la teoría de sistemas puede ser muy útil.
El componente final de un sistema organizativo que funcione correctamente es la retroalimentación, sabemos que se deriva de ciertos elementos internos y externos, como revisiones de clientes, auditorías de control de calidad y resultados financieros, la información que puede derivar de la retroalimentación le permite modificar sus requisitos de entrada, como nueva maquinaria, materiales alternativos, diferentes procesos de producción o tecnologías más eficientes, aun cuando afecta principalmente a sus aportes, esta retroalimentación también podría tener un efecto indirecto en su proceso de transformación.
El enfoque de sistemas para la gestión considera un negocio de la misma manera, podemos pensar en una organización como una serie de sistemas y subsistemas que interactúan entre sí para crear el sistema organizacional general, en las empresas, un sistema se refiere a una colección cohesiva de recursos, actividades e información.
En el enfoque de sistemas para la gestión, los empleados se centran más en lograr un objetivo colectivo para una organización que en el resultado operativo, la teoría era una desviación radical del pensamiento de gestión clásico, que veía a las organizaciones como máquinas simples que podían entenderse fácilmente.
La teoría de sistemas de administración afirma que cualquier organización es un sistema único y unificado de partes o subsistemas interrelacionados, cada parte del sistema general depende de las demás y no puede funcionar de manera óptima sin ellas, por lo tanto, si existen factores que afectan negativamente a un subsistema dentro de una organización, es probable que estos factores también afecten negativamente a otros subsistemas.
Siendo realistas, esto puede resultar en impactos en todo el sistema hasta cierto punto, en el marco que presenta una organización como un ecosistema natural, donde cada elemento es interdependiente.
Varios componentes de un sistema también interactúan entre sí regularmente, lo cual es cierto en una organización moderna, aun cuando esto puede suceder de diferentes maneras, por ejemplo, un departamento de recursos humanos es un subsistema de una organización y probablemente interactúe con todos los demás subsistemas, entonces, el mismo principio se aplica al departamento de marketing, aunque la naturaleza de sus interacciones puede variar, por ejemplo, el departamento de marketing podría interactuar con el departamento de TI para organizar el uso del hardware, con el departamento de contabilidad para administrar los salarios y con el departamento de relaciones públicas para diseñar comunicados de prensa.
Los sistemas de gestión son el origen de una gama enorme de normas, estándares, especificaciones, leyes, políticas, convertidos en sistemas administrativos y de operación, todo lo que puedes saber del negocio, todo lo que se utiliza en el aparato de producción, así como el hardware y software de tu empresa, en esto se han convertido, tal es el caso de un ERP, CMR, SGA, DMS, BMP, BI, Nóminas, controles de ciberseguridad, aplicación de administración de certificaciones ISO, y un gran etc.
Estoy seguro de que la integración de las personas, mejora de los procesos y la innovación tecnológica en la actualidad impulsa a las empresas y sobre todo pensando en la transformación digital del negocio fortalece sus procesos.
Muchas gracias, Saludos
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